Коли ви ведете будь-який бізнес, його зацікавлені сторони, менеджери та клієнти очікують ефективності, надійності та безпеки. Особливо це стосується фінансових операцій. Внутрішній контроль гарантує, що всі ділові або організаційні процеси відповідають цим вимогам. Проте важливо виявити будь-які слабкі місця у вашій установці внутрішнього контролю. Існує декілька способів виявлення цих недоліків, і доступна інформація допоможе вам. Наприклад, Комісія з цінних паперів та бірж видала керівні принципи для моніторингу внутрішнього контролю.
Каталог усіх процедур внутрішнього контролю. Це включає в себе документування фінансових операцій, розробку та тестування продукції, процедури закупівлі та внутрішній аудит. Дізнайтеся, з чим ви маєте справу, перш ніж перевіряти процедури далі. Спробуйте визначити частини компанії або організації, які можуть бути більш ризикованими, ніж інші. Також оцініть дизайн вашого контролю. Як правило, це включає документацію, організацію, розподіл обов'язків, зворотний зв'язок та навчання.
Провести оцінку ризику для всіх процедур контролю. Визначте найбільш ймовірні невдачі у вашому бізнесі чи організації. Оцінка ризику зазвичай має форму таблиці. Кожен новий ризик потрапляє в рядок. Щоб вивчити ризик, додайте ряд стовпців, що вказують, що може піти не так, чому, хто відповідає за цей конкретний процес, хто його перевірив, рішення і коли відповідальна особа вжила заходів.
Провести внутрішній аудит. Це буде включати запаси акцій та активів, згоду готівки та кредиторську заборгованість. Вирівнювання готівки означає, що сума ліквідних готівки, що належить компанії, є правильною у порівнянні з доходами та видатками. Аудиторська заборгованість - це перевірка того, що всі платежі спрямовуються на правильну компанію або фізичну особу. Вони повинні бути перехресними у порівнянні з усіма фінансовими звітами як внутрішніх (бухгалтерія), так і зовнішніх (банки).
Навчання персоналу сучасним процесам і методам внутрішнього контролю. Внутрішній контроль, як і багато інших аспектів бізнесу, постійно розвивається. Повідомте своїх співробітників про будь-які зміни та тримайте їх добре навченими. Відсутність знань і підготовки є основною причиною невдач внутрішнього контролю. Випробовуйте знання працівників та проводите оглядові сесії під час навчання персоналу.
Слідкуйте за своїм персоналом внутрішнього контролю. Оцінки ризиків зазвичай створюються тими, хто здійснює внутрішній контроль. Моніторинг або проведення зовнішніх перевірок дозволяє третій стороні визначити можливі недоліки, яких особа або команда пропустили. Вони можуть варіюватися від самого процесу до контролю тих, хто його контролює. Зовнішня аудиторська компанія зазвичай здійснює такі перевірки. Більшість підприємств мають відносини з довіреними зовнішніми аудиторами.
Вивчіть відгуки клієнтів та зацікавлених сторін. Чи є загальні скарги? Чи були порушення внутрішнього контролю? Наприклад, якщо кількість клієнтів повідомляє про те, що одна й та ж помилка продукту, наприклад, несправна кнопка, можна працювати у зворотному порядку за допомогою процедур компанії, щоб знайти проблему. Це, як правило, означає перегляд, у зворотному порядку, постачання, складання, виробництво, випробування та проектування.
Подивіться на відомчі звіти. Чи існують сфери діяльності компанії, які погіршилися або не покращилися, як очікувалося? Такі питання можуть бути пов'язані з іншими факторами, але можуть також сигналізувати про деякий провал внутрішнього контролю. Кожен відділ здатний контролювати і контролювати, що він робить; але відомчі звіти повинні бути пов'язані разом, щоб відобразити бізнес в цілому. Вивчіть, чи має кожен відділ достатньо сильний механізм для того, щоб його співробітники повідомляли про слабкі місця контролю.
