Вихідний працівник може викликати низку головних болів для бізнесу, включаючи перерву в обслуговуванні клієнтів, відхилення клієнтів та втрату продажів. Використання рекламного листа для попередження клієнтів про від'їзд співробітника може бути позитивною, активною стратегією у сфері зв'язків з громадськістю, яка допоможе вам перетворити потенційного лимона на лимонад.
Встановіть цілі для листа
Вирішіть, чому ви хочете або потрібно зв'язатися з клієнтами, щоб повідомити їх про від'їзд співробітника. Використовуйте список пунктів, які допоможуть вам підібрати різні букви для різних потреб клієнтів, з якими ви будете контактувати. Наприклад, вам може знадобитися запевнити деяких клієнтів, що не буде перерв у їх постачаннях або обслуговуванні клієнтів. Можливо, вам доведеться дозволити іншим клієнтам знати, що у вас є новий контакт у вашій компанії, хто буде його мати, і що новий представник буде називати їх. Можливо, ви захочете звернутися до чуток, поінформувати клієнтів про те, що співробітник, що виїжджає, має ставку, що не передбачає конкурентної боротьби, яку ви маєте намір запровадити, або що працівник виїжджає на поганих умовах.
Поговоріть зі співробітником
Зустрічайтеся з працівником, щоб обговорити свій план, щоб зв'язатися з клієнтами. Попросіть співробітника отримати поради для спілкування з конкретними клієнтами, виходячи з його стосунків з ними, знання їх історії та потреб, а також думки щодо їх потенційних проблем. Попросіть працівника, чи він хотів би повідомити причину свого від'їзду, або якщо ви повинні залишити це з листа. Навіть якщо ви відділяєтесь від працівників на поганих умовах, жоден з вас не повинен спалювати мости та завдати шкоди репутації будь-кого на ринку.
Вирішуйте одержувачів
Напишіть список одержувачів листа, щоб ви могли пристосувати вміст до кожного з них. Задокументуйте причини, за якими ви пишете кожного клієнта поруч із ім'ям клієнта, і зробіть нотатки про будь-який конкретний вміст, який ви хочете включити або пропустіть у листі цього клієнта.
Напишіть Перший проект
Напишіть перший проект листа, звертаючись до клієнта по імені. Почніть, пропонуючи впевненість, наприклад, «XYZ Co. завжди пишалася нашою здатністю надавати відмінне обслуговування клієнтів завдяки нашому кваліфікованому, професійному персоналу». Потім повідомте клієнта, що ваш співробітник йде, і чому, якщо у вас є вирішили включити цю інформацію. Зверніться до будь-яких занепокоєнь, які може виникнути у клієнта, та розповідь, як ви їх вирішите. Введіть новий контакт клієнта та її контактну інформацію та обов'язково включіть будь-які відповідні дати переходу. Додайте постскриптум, який викликає будь-яку важливу інформацію, яку ви хочете виділити, наприклад, той факт, що новий контакт закликає представити себе на цьому тижні. Закінчити з запрошенням клієнта зв'язатися з Вами особисто, якщо у клієнта виникли питання.
Доопрацюйте лист
Попросіть ваших ключових менеджерів і нових контактів кожного клієнта переглянути свій проект різних букв, які ви створюєте, щоб отримати довідку. Після того, як ви отримали вхідні дані про свій перший проект клієнтського листа, створіть остаточні копії. Дозвольте відповідним співробітникам побачити остаточний проект до його підписання та розповсюдження.
