Рахунки з розрахунку заробітної плати є вигідним способом для компаній керувати процесом оплати праці. Великі компанії можуть автоматизувати процес перевірки заробітної плати, використовуючи PCA та прямий депозит, що дозволяє менше часу для перевірки очищати зі свого банківського рахунку. УПС також захищають цілісність основного банківського рахунку компанії.
Визначення
Рахунком розрахунку заробітної плати є банківський рахунок з нульовим балансом, який використовують компанії для очищення перевірок заробітної плати для працівників. PCA користується популярністю у великих компаній, які мають кілька тисяч чеків, які переводяться в касу кожного періоду оплати. PCA зберігає готівку окремо від звичайного банківського рахунку компанії і допомагає захистити компанію від того, щоб її щоденний операційний рахунок був скомпрометований сторонніми особами. Це також допомагає підтримувати цілісність системи прямих депозитів, яка є стандартною для більшості компаній.
Процес нарахування заробітної плати
Як тільки сума заробітної плати буде затверджена на папері, переказ здійснюється з головного банківського рахунку компанії до її УПС. Ця транзакція зазвичай відбувається за кілька днів до одного тижня перед наступною датою виплати. Якщо компанія використовує прямий депозит, перекази здійснюються з УПС на банківські рахунки працівника в певний час на дату виплати. Якщо компанія видає паперові чеки, вони будуть чітко вирівняні проти балансу УПС, доки вона не досягне нуля, і всі чеки будуть переведені в готівку.
Огляд облікового запису
Найчастіше процес нарахування заробітної плати PCA працює в безперешкодному порядку для очищення перевірок заробітної плати. Будь-які винятки призведуть до перегляду рахунку УПС та невиконаних перевірок заробітної плати. Прямі депозитні роботодавці отримуватимуть з їхнього банку звіт про виключення щодо того, які зарплати працівника не були депоновані внаслідок помилки. Для паперових чеків роботодавцям дещо важче з'ясувати, які співробітники не здійснювали грошові чеки. Найкращим варіантом для цього сценарію є друк виписки з банківського рахунку та узгодження облікового запису.
Переваги
Розрахунок заробітної плати PCA може мати певні переваги для бізнесу. Найважливіше, що це запобігає небажаному доступу до основного банківського рахунку компанії. Якщо PCA скомпрометована, її можна закрити, а іншу встановити з іншим номером рахунку. Інша гарна перевага полягає в тому, що вона допомагає в процесі прямих депозитів для великих компаній. Виписки та звіти банку можуть генеруватися з УПС без багатьох непотрібних операцій з щоденних операцій.
Недоліки
Розрахунок заробітної плати PCA може бути непридатним для малих і середніх компаній, які мають менше працівників. Якщо компанія платить заробітну плату за допомогою перевірок на живі, відстеження будь-якого залишкового балансу в УПС може зайняти багато часу. Деякі компанії лише протягом декількох днів зберігають баланс заробітної плати в УПС; працівники, які намагаються здійснити чекові чеки після цієї дати, не зможуть це зробити. Це створює додаткову роботу для відділу бухгалтерського обліку шляхом повторної видачі чеків для попередніх періодів нарахування заробітної плати.
