Коли підприємства пишуть листи, важливо пам'ятати про деякі ключові моменти. Ділові листи часто містять 8 C - чіткість, лаконічність, розгляд, ввічливість, конкретність, бадьорість, правильність і характер.
Чіткість
Першим елементом усіх ділових листів є те, що вони повинні бути ясними. Це включає в себе мету листа і слів, що використовуються в тексті. Чітко визначте свою точку зору на початку, щоб дати читачеві чітке розуміння мети листа.
Короткість
Уникайте використання додаткових слів у діловому листі. Елемент лаконічності стосується викладу ідеї в найменшій кількості можливих слів. Не додайте зайвої інформації або додаткових слів, щоб заповнити простір. Просто вкажіть важливу та доречну інформацію, а потім залиште її.
Розгляд
Бізнес-лист також повинен бути уважним. Цей елемент важливий, тому що ви повинні думати про читача і його почуття і точку зору. Зробіть лист про нього, а не вас.
Люб'язність
Ділові листи повинні проявляти повагу до читача і повинні демонструвати особисту повагу письменника до читача та компанії, в якій він працює.
Конкретність
Конкретність стосується використання яскравих формулювань у листі, що стосується почуттів читача. Якщо діловий лист є нудним, читач може пропустити, пропустивши важливі моменти.
Бадьорість
При написанні ділового листа демонструйте позитивне ставлення, яке виражає радість і підбадьорення.
Правильність
Бізнес-лист завжди повинен бути точним. Це означає, що кожне слово в документі містить точні факти та цифри. Це включає в себе коректування листа для перевірки граматичних та орфографічних помилок.
Характер
Кожен діловий лист повинен показати трохи унікальності від письменника. Це дає характер букви і може зробити його більш цікавим.
