Всі підприємства мають процеси, будь то збирати продукт, обробляти оплату кредитною карткою, на борту працівника або перевіряти якість. Іноді ці процеси працюють безперешкодно, а в інших випадках - не. Управління бізнес-процесами - це система, яка засвоює ваші процеси і перетворює їх на форму олімпійського плавця. Хороша реалізація BPM покращить видимість ваших процесів, полегшуючи усунення вузьких місць і запобігаючи дублюванню роботи.
Поради
-
Управління бізнес-процесами - це методологія для оптимізації способу здійснення діяльності компанії з метою підвищення ефективності.
Що є прикладом бізнес-процесу?
Бізнес-процес - це ряд кроків, які люди у вашій організації виконують для досягнення певної мети. Ці кроки повторюються багато разів, часто багатьма людьми і, як правило, стандартизованим способом. Майже все - від надання дозволу на відпустку до оцінки сортування, що медичний персонал виконує у відділенні невідкладної допомоги - буде кваліфікуватися як бізнес-процес.
Візьмемо, наприклад, приклад про надання кредиту до банку. Щоб розпочати цей процес, клієнт заповнить електронний бланк заявки на сайті банку. Тепер колеса банку починають крутитися. По-перше, банк перевірить, що клієнт правильно заповнив форму. Потім програма перейде через кредитну перевірку. Хтось може виконати перевірку доходу, інша команда може вимагати додаткової документації, і можуть бути інші заходи, які дозволять банку приймати рішення про те, чи затвердити кредит.
Ключовим є те, що процес багатогранний. Як і більшість бізнес-процесів, вона включає в себе кілька кроків і декількох людей, і ці люди використовують різні інструменти і системи для виконання завдань. У сукупності вся система призначена для перетворення ряду вхідних даних (заявки на видачу кредиту та підтверджуючих документів) на бажаний результат (рішення про затвердження, яке повідомляється замовнику).
Що таке управління бізнес-процесами?
Коли ваш бізнес дуже малий, керувати бізнес-процесами відносно легко. У офісі може бути лише кілька людей, які виконують повсякденні завдання, і кожен має твердий огляд великої картини. Ця ситуація змінюється з ростом. Завдання, з якими колись займалася одна людина, раптово передаються між декількома відділами. Люди дублюють зусилля один одного, завдання провалюються через тріщини і є більший потенціал для людей робити помилки.
Основна мета управління бізнес-процесами полягає в тому, щоб поставити ці хаотичні процеси під мікроскопом і з'ясувати, як зробити їх кращими. Найпростіший спосіб зрозуміти це полягає у візуалізації всіх дій у вашому процесі як блок-схеми кроків. BPM є дисципліною формалізації цих кроків у більш логічний і послідовний робочий процес.
Які переваги управління бізнес-процесами?
Основна увага BPM полягає в тому, щоб заощадити час і гроші, обрізаючи жир у ваших процесах, наприклад, усунення вузьких місць, усунення надмірностей і припинення непотрібного дублювання роботи. BPM не стосується збільшення суми, але є й інші позитивні наслідки, з яких компанії можуть отримати вигоду:
-
Як працівники, так і менеджери отримують вигоду від більш чіткого визначення своїх ролей та обов'язків, оскільки всі вони йдуть за систематичним трубопроводом, щоб зробити все.
-
Команди об'єднуються і краще спілкуються, коли всі знаходяться на одній сторінці щодо результатів і термінів.
- Там менше стресу, тому що перевантажені співробітники більше не повинні відвідувати наступні зустрічі або жонглювати кілька конкуруючих завдань одночасно.
- BPM узгоджує ваші процеси з організаційними пріоритетами, тому ви не витрачаєте час на процеси, які додають найменшу цінність бізнесу.
- Менеджери отримують кращу видимість у робочому процесі, що є корисним для аудиту та відповідності нормативним вимогам.
- Клієнти отримують вигоду від поліпшеного часу, що призводить до більшої задоволеності клієнтів.
Як працює BPM?
BPM - це, насамперед, методологія. Вона складається з чіткого набору кроків і методів, які допомагають формалізувати процес БПМ таким чином, щоб можна було виявити і поліпшити відходи та інші неефективності. З багатьох встановлених методологій BPM, деякі, такі як Lean або Six Sigma, увійшли до популярного словника. Загальні методології слідують багатьом з тих же принципів. Яку б методологію ви не вибрали, можна очікувати, що вона зосередиться на трьох стовпах BPM: процес, люди та технології.
Процес
Основна увага BPM полягає в оптимізації бізнес-процесів, щоб вони були придатними для досягнення мети та досягнення правильних результатів у потрібний час.
Люди
Переконатися, що люди роблять правильні речі правильно, є ключем до успішного процесу. BPM розглядає завдання, які люди виконують, і ставить такі питання: - Чиїм завданням є виконання завдання А і в які часові рамки? Що станеться, якщо відповідна особа ігнорує проблему? Хто отримує попередження, коли процес застряг? Цей рівень видимості є необхідним, якщо ви збираєтеся підвищити ефективність системи.
Технологія
Щоб ваші процеси працювали безперебійно, перехід завдань повинен бути безперервним весь час. Програмне забезпечення для управління бізнес-процесами є інструментом, який допомагає забезпечити виконання процесу. Отже, якщо ви виконуєте вправу BPM і визначаєте кращий процес, технологія може допомогти переконатися, що процес виконується точно так, як ви його визначили. Основною особливістю технології є збір даних про продуктивність, щоб можна було відстежувати показники, які є важливими для успіху процесу.
Як ви розробляєте методологію BPM?
BPM працює по-різному залежно від того, який тип бізнесу у вас є. Тому, перш ніж ви навіть почнете розробляти методологію BPM, ви повинні оцінити те, що ви хочете покращити, реалізуючи її. Наприклад, якщо ви є організацією-сервісом, ви можете попросити BPM поліпшити час відгуку клієнтів. Компанії, які виробляють або конструюють продукти, з іншого боку, можуть шукати кращу ефективність і продуктивність на конвеєрі або синхронізацію з іншими системами і процесами.
Використовуючи ці комерційні драйвери в якості керівництва, кожна методологія BPM буде слідувати життєвому циклу фаз, кожен зі своїм набором завдань, які необхідно реалізувати. Найбільш поширена методологія BPM, DMEMO, складається з п'яти етапів: розробка, моделювання, виконання, моніторинг та оптимізація.
Перший етап: дизайн
Фаза розробки використовує технологію BPM для відображення вашого процесу, як зараз, до перепроектування робочого процесу, щоб процес працював набагато ефективніше. Те, що ви отримуєте на екрані, є візуальним зображенням потоку робіт, так що ви можете побачити з першого погляду, де вузькі місця і дублювання можуть бути розташовані. Ідея полягає в тому, щоб створити найпростіший, найпростіший робочий процес, щоб процес міг бути завершений за найменшу кількість часу, одночасно зробивши найменшу кількість помилок.
Другий етап: Моделювання
Цей етап - це тестування вашого процесу, щоб побачити, як він працює в різних умовах. Подумайте про це як про вправу «що, якщо». Що робити, якщо на це завдання ми виділимо двох людей? Що робити, якщо цей співробітник запізнюється у випуску своєї продукції? Що робити, якщо це завдання було зроблено по-іншому? Чи можемо ми зробити подальші вдосконалення?
Третій етап: Виконання
Після моделювання потоку робіт, наступним кроком є тестування вдосконаленого процесу на місці за допомогою механізму робочого процесу вашого BPM, щоб виділити кожне завдання в процесі одному або декільком людям.
Четвертий етап: Моніторинг
Моніторинг - це процес збору даних, щоб переконатися, що процес виконується, як ви очікуєте. Використовуючи вашу технологію, ви можете відстежувати обидва кроки в одному процесі - так само, як ви могли б відстежувати пакет FedEx - або ви можете агрегувати дані і побачити, як ви працюєте в робочому процесі в цілому. Інструменти, що розгортаються на даному етапі, включають моніторинг ділової активності, інформаційні панелі, інструменти звітності та аудиту.
Етап п'ятий: Оптимізація
На цьому етапі ваш процес може бути далеким від досконалого. Тепер потрібно розглянути, що ви можете зробити для подальшої оптимізації процесу. Наприклад, чи потрібно додати інший ресурс до певних областей, де часто виникають вузькі місця? Майте на увазі, що оптимізація - це не одноразова подія. Навпаки, потрібно слухати відгуки співробітників і клієнтів і вносити зміни, коли виникають проблеми. Якщо новий процес не покращить досвід роботи ваших зацікавлених сторін, то його не можна сказати, що він є успішним.
Хто здійснює управління бізнес-процесами?
Для реалізації проекту BPM часто потрібна команда експертів з інформаційними та бізнес-знаннями, але насправді це залежить від обсягу проекту, який ви плануєте запустити. Якщо ви прагнете досягти кількох швидких перемог, покращивши процеси з низьким рівнем ризику та високу прибутковість у вашому власному малому бізнесі, то вам буде відносно легко отримати проект BPM на землі за допомогою невеликих внутрішніх команд якісне програмне забезпечення для відображення ваших процесів.
Хороший спосіб розпочати - відвідувати навчальний курс BPM. Швидкий пошук Google повинен включати деякі локальні параметри або онлайн-програму. Багато компаній вирішили поставити своїх співробітників через програму сертифікації управління бізнес-процесами, яка дозволяє ключовому персоналу отримати офіційну підготовку з відповідних методологій. Інститут управління бізнес-процесами в даний час пропонує 30 програм і сім сертифікатів з різних дисциплін і методологій, пов'язаних з BPM. Перегляньте веб-сайт для отримання деталей.
Що таке інструмент BPM?
Просто, інструмент BPM - це програмне забезпечення, яке ви використовуєте для автоматизації реалізації BPM. Його робота полягає в тому, щоб забезпечити трансформацію вашого бізнесу, щоб ви могли вивести свої процеси на нові висоти. Варіанти настільки широкі, як довгі, але, як правило, ви шукаєте систему з принаймні наступними функціями:
- Інструмент діагностики візуальної обробки: Це дозволяє моделювати процеси та створювати нові робочі процеси. Деякі інструменти вимагають навичок кодування як спосіб реалізації моделювання; інші постачальники пропонують низький код, який використовує систему "перетягування". Останній може добре працювати, якщо у вас немає жодного хардкорного програміста.
- Керуючі панелі керування та контролю доступу: дає особам, які приймають рішення, видимість для відстеження прогресу та забезпечення безпеки шляхом обмеження доступу до інформації певним людям.
- Обробка помилок: корисно мати модуль перевірки, який знаходить і вирішує помилки та несправності.
- Інтеграція з існуючим програмним забезпеченням: Ваше рішення BPM буде обмежене, якщо воно не зв'язується з іншими основними системами ERP / CRM.
- Звіти та аналітика: Гарне рішення BPM буде запускати звіти про такі ключові показники, як відкриті позиції, середній час, необхідний для виконання завдання, та частота перенаправлення елемента.
З точки зору специфічних інструментів управління бізнес-процесами, це досить переповнений ринок. Деякі з великих гравців включають Pegasystems, студію bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian і Process Street. Відгуки легко доступні в Інтернеті, і більшість інструментів мають безкоштовну 14-денну пробну версію, завдяки чому ви можете ознайомитися з функціями, перш ніж зробити остаточну покупку.
