При написанні звіту, який буде представлено на засіданні, потрібно дотримуватися деяких основних принципів, більшість з яких ви, мабуть, навчилися в школі. Наприклад, ви повинні бути впевнені в цілях вашого звіту, вам потрібно зосередитися на точно визначеному підтемі, і вам потрібно написати на увазі свою аудиторію.
Перш за все дізнайтеся про освітні та робочі фони учасників зустрічі. Це допоможе вам дізнатися, скільки теми потрібно пояснити. Наприклад, уявіть, що ви складаєте звіт про кількість аварій на певних перехрестях міста, які будуть представлені на наступному засіданні Комітету дорожнього руху. Якщо три з п'яти членів комітету мають досвід роботи в правоохоронних органах, вам не потрібно пояснювати фрази типу "навігація по черзі".
Пам'ятайте пораду викладача англійської мови в середній школі: не намагайтеся вирішувати всесвіт. Напишіть про менший сегмент основної теми. Це полегшує розуміння вашого звіту. Наприклад, «безпека пішоходів» може бути головною темою для звіту про дослідження руху, але ваш звіт обмежений однією частиною цього питання - підвищення безпеки на двох перехрестях.
Переконайтеся, що у своєму вступі та висновку надано достатньо контексту. Це допомагає учасникам зустрічі зрозуміти важливість ваших пропозицій. Наприклад, якщо у вашій доповіді рекомендується наймати працівників поліцейських допоміжних підрозділів для роботи в муніципальному суді, ваше вступне пояснення пояснюватиме річну боротьбу муніципалітету, спрямовану на компенсацію збільшення понаднормової праці поліцейських. Висновок буде повторювати, як ця пропозиція є лише однією з багатьох, яка може допомогти муніципалітету заблокувати дірки у своєму бюджеті.
Дозвольте назві звіту визначити, чи заплановано зустріч для вирішення проблем або надання інформації.Наприклад, якщо менеджер викликав зустріч, щоб повідомити членам команди про те, що обсяги продажів останніх кварталів збільшилися, ваша назва може бути "Продажі третього кварталу: вплив нових процедур обслуговування клієнтів".
Звіти зазвичай спрямовані на вплив на чиїсь дії. Згадайте відгуки, які ви очікуєте - і від кого. Наприклад, у звіті начальника школи про збільшення результатів тестування студентів може бути рекомендовано, щоб рада схвалила резолюцію, яка перетворює пілотну навчальну програму в постійну.
