Коли прийшов час поновити контракт з клієнтом або постачальником, потрібно спершу зробити деякі дослідження. Розчешіть свій оригінальний контракт і зауважте все, що потребує зміни або застаріло. Можливо, потрібно скинути умови оригінального контракту або ціни на оновлення та інші ключові деталі. Потім, якщо ви все ще хочете поновити, настав час написати офіційний лист для продовження контракту.
Що переглянути
Ось кілька пунктів, які потрібно врахувати під час пошуку оригінального контракту:
- Термін дії та строки поновлення: Як довго тривала первісна угода? Хіба час роботи для вашого бізнесу або ви віддаєте перевагу більш довгий або більш короткий контракт цього разу?
- Цілі / Постачання: Чи були досягнуті цілі в первинному контракті? Припустимо, що це постачальник, який повинен був щотижня доставляти каву у ваші офіси. Чи було своєчасно доставлено правильну суму щотижня?
- Ціни: Ціна кави зросла з моменту складання первинного контракту. Оскільки ви були надійним клієнтом, розгляньте запит тієї ж ціни чи знижки. Однією з переваг встановлення договірних відносин з продавцем є збільшені можливості для знижок.
- Інші можливі постачальники: Якщо настав час поновити контракт, це ваша можливість дослідити і порівняти ставки інших постачальників. Ви можете бути задоволені своїм постачальником, але якщо ви знайдете більш низькі ставки в іншому місці, перемикання постачальників може бути варто. Або ви можете привести ціни інших постачальників до вашого поточного постачальника, і вони можуть вирішити знизити ціну.
Зразок листа-поновлення контракту
Лист поновлення контракту може бути коротким і лаконічним. Це не сам договір, який довший і потребуватиме більше думки. Це лише лист з проханням поновити. Отже, метою є просто відкрити лінію зв'язку. Викласти його як діловий лист.
Ваше ім'я та адресу Дата Ім'я та адреса продавця
Шановний x:
Вкажіть дату підписання контракту та зазначте, коли він закінчиться: Наш контракт на доставку кави в X місцях, який ми підписали 15 квітня 2017 року, має закінчитися 15 квітня цього року.
Попросіть оновити та запросити нові умови: Ми зацікавлені в продовженні цього контракту, але маємо кілька запитів. Ми хотіли б продовжити термін дії контракту на два роки. Через це розширення та нашу постійну відданість вашому бізнесу ми вимагаємо знижку на щомісячний платіж.
Запитати зустріч або телефонний дзвінок: Для того, щоб перейти на ці нові запропоновані умови, я хотів би сісти разом наступного тижня, якщо це можливо. Давайте розберемо деталі, а потім підпишемо новий контракт. Ми з нетерпінням чекаємо співпраці з Вами.
З повагою,
X
Завжди переглядайте перед поновленням
Відновлення контрактів є важливою частиною успішного ведення бізнесу. Заманливо просто щорічно оновлювати контракти, якщо все відбувається безперебійно, але це завжди гарна ідея уважно розглядати умови та покращувати їх. Ви можете відчувати, що у вас немає часу, щоб зробити це з кожним контрактом, але час, який ви приймаєте для перегляду ваших умов з кожним постачальником, окупиться в довгостроковій перспективі.
