Облік запасів палива вимагає функціонального методу об'ємного вимірювання, як при отриманні, так і при видачі палива. Екологічні фактори можуть викликати відчуття дефіциту запасів; наприклад, при високих температурах частина палива в резервуарах, що не піддаються тиску, може випаровуватися і, отже, бути недоступною для вимірювання об'єму рідини, або навіть уникнути, коли посудину відкрито для ручного вимірювання. Альтернативно, холодна погода може спричинити скорочення обсягу запасів рідкого палива. Запобігання крадіжкам, хоча використання механізмів блокування також важливо для підтримки точного інвентаризації палива.
Записуйте паливні операції в журнал. Компанії з кількома адресами повинні мати журнал для кожного місця видачі, який періодично оновлюється адміністративним персоналом сайту. Водії компанії повинні вести персональний журнал транзакцій палива. Спільні транспортні засоби повинні мати свій власний журнал на додаток до незалежних журналів драйверів, так що два набори даних можуть бути перехресними. Журнали транспортних засобів і водіїв повинні також включати відстань, що проходить кожен день для моніторингу ефективності використання палива.
Періодично об'єднуйте дані з журналів у електронну таблицю комп'ютера, щоб сформувати більш широку картину використання організаційного палива. Компанії з депо для палива можуть використовувати дані журналу, щоб визначити, скільки палива залишається на складі.
Періодично перевіряйте та реєструйте фактичне паливо в сховищі, використовуючи як механізовані індикатори, так і ручний пристрій. Порівняння фактичного запасу палива під рукою з оцінкою таблиці на основі журналу може попередити компанію про несправний насосне обладнання або крадіжки. Згідно з Cantest Solutions Inc., випаровування палива не повинно призводити до розбіжності вимірювань більш ніж на 0,125% навіть у середній літній день. Розбіжності значно вищі, ніж це може вказувати на проблему.
Заблокуйте насоси та газові ковпачки, коли вони не використовуються. Це запобігає усадці запасів через крадіжку.
Порівняйте дані від одного місяця до наступного, використовуючи дані з журналів і таблиць. Перехресні посилання на дані можуть виявити тенденції використання палива, і навіть можуть стати корисним показником для технічного обслуговування автомобіля, оскільки записи будуть відстежувати споживання палива кожним транспортним засобом.
Поради
-
Створення декількох електронних таблиць на основі даних журналу дозволяє журналістам відстежувати різні фактори, що мають відношення до бізнесу. Деякі підприємства, як і бензоколонка, можуть задовольнятися записом простих паливних і паливних звітів, тоді як бізнес, який використовує транспортні засоби флоту, може отримати корисну інформацію від більш складного обліку та звітності.
Увага
Важливо час від часу проводити ручне зчитування, особливо при керуванні підземними паливними баками. Механізовані пристрої для зчитування можуть вийти з ладу, а танки можуть протікати, а це означає, що простий тест на об'єм з лінійкою щупа може зачепити проблему, перш ніж він перетвориться на щось більш важке.
