У бізнесі існує безліч типів письмового спілкування. Компанії використовують письмове спілкування, щоб інструктувати працівників про політику компанії, інформувати клієнтів про продукти та послуги, а також інформувати інвесторів про корпоративні стратегії. Ключем до написання ефективного ділового спілкування є адаптація повідомлення до цільової аудиторії. Пишіть ясним, простим і лаконічним чином, щоб люди могли легко зрозуміти ваше повідомлення.
Електронні листи
Електронні листи є найпоширенішою формою письмового ділового спілкування, повідомляє інтернет-довідковий сайт Startupbizhub. Бізнес-професіонали використовують електронні листи для надсилання документів, створення зустрічей, підтвердження зустрічей і контактів з кандидатами на роботу. Незважаючи на їх відносну випадковість, ваші електронні листи все одно повинні зустрітися як професійні. Переконайтеся, що ви надсилаєте свої електронні листи всім бажаним сторонам. Якщо залишити лише одну особу, вона може перешкодити ефективності електронної пошти. Також вкажіть конкретну тему електронної пошти в області "Тема". Уникайте написання довгих абзаців у ваших листах. Замість цього, розбийте текст короткими абзацами та пунктами маркерів, повідомляє інтернет-журнал Forbes.
Пропозиції
Пропозиції - це документи, які окреслюють майбутні проекти. Наприклад, бізнес-консультанти та рекламні агентства подають пропозиції компаніям для проектів або спеціальних завдань. Менеджер з маркетингу може подати пропозицію до відділу досліджень і розробок для проведення досліджень продукції. Пропозиції часто складаються лише з однієї або двох сторінок. Багато компаній використовують специфічні форми для своїх пропозицій. Переконайтеся, що ви чітко визначите всі кроки та завдання проекту у вашій пропозиції. Включіть також супутні витрати кожного конкретного завдання. Наприклад, наведіть список витрат на друк, розсилку та поштові витрати, якщо ви пишете пропозицію для проекту поштової розсилки.
Звіти
Звіти - це інший тип письмового ділового спілкування. Компанії використовують звіти для інформування працівників про різні аспекти бізнесу. Наприклад, фінансовий відділ буде писати фінансові звіти, щоб підсумувати прибутки та продажі компанії. Аналогічно, менеджер з маркетингових досліджень може написати звіт, який узагальнює результати опитування клієнтів телефону. Створюйте звіти у структурованому форматі. Надайте короткий вступ до звіту. Наприклад, скажіть менеджерам відділів, як і коли ви проводили телефонне опитування клієнтів. Включіть ключові цілі, які ви мали намір призначити для проекту. Узагальнюйте свої висновки в тілі звіту. Додайте графіки та діаграми для уточнення більш складних концепцій. Включіть у свій звіт розділ резюме, в якому висвітлюються ключові висновки або результати. Крім того, завжди слід включати супровідний лист із своїм звітом, щоб представити його менеджерам або керівникам.
Брошури
Брошури - це література, яка містить ваші продукти та послуги. Компанії використовують брошури для продажу продукції або допомагають торговим представникам здійснювати продажні дзвінки. Компанії виробляють брошури в різних формах і розмірах. Деякі брошури буквеного розміру, а інші складені в половині або третини. Використовуйте кольори та малюнки у ваших брошурах, які містять ваші основні продукти або послуги. Розбийте кожну сторінку брошури великою кількістю порожнього простору, що робить брошуру більш читаною.
