Управління документами - це процес, який організації використовують для створення, контролю, захисту, зберігання, отримання, обміну та знищення документів у всіх їхніх формах. У епоху розповсюдження інформації, швидких технологічних змін і проблем безпеки організації, що створюють системи документообігу, повинні враховувати не тільки добру практику ведення бізнесу, але й правила, норми і стандарти, оприлюднені урядом і міжнародними органами.
Суб'єкти, що формують правила: фінансові
Численні суб'єкти Федерації видають правила, що вимагають від організацій дотримуватися правил управління документами. Нижче наводиться коротка інформація про такі суб'єкти, типи організацій, на які вони впливають, і статут або регулювання.
Комісія з цінних паперів та бірж в SEC 17a-4 надає правила управління документами для брокерів, аналітиків та інших учасників біржі цінних паперів.
Закон Сарбейнса-Окслі у Розділах 404 та 409 впливає на управління документами всіма державними компаніями, а також бухгалтерськими фірмами, аудиторами та тими, хто займається торгівлею цінними паперами.
Закон про перевірку для 21-го століття (перевірка 21) регулює керування чеками і застосовується до банківської індустрії. Воно здійснюється Федеральним резервом.
Закон Gramm-Leach Bliley захищає фінансову інформацію споживачів, яку зберігають фінансові установи, і керується кількома федеральними агенціями.
Національна асоціація дилерів цінних паперів (NASD) Правило 3010 і Нью-Йоркська фондова біржа (NYSE) Правило 342 керуються Комісією з цінних паперів та бірж і регулюють вимоги щодо ведення обліку, пов'язані з електронними комунікаціями для членів цих двох організацій.
Правила охорони здоров'я
Закон про переносимість та доступність медичного страхування (HIPAA) застосовується до таких груп, як лікарі, лікарні, страхові компанії та роботодавці, які займаються збиранням або передачею інформації про пацієнтів. Його здійснює Департамент охорони здоров'я та соціальних служб США.
21 CFR 11 - це розділ Кодексу федеральних правил, керований Управлінням харчових продуктів і лікарських засобів США, і адреса електронних документів та електронних підписів. Цей розділ впливає на медичні та фармацевтичні компанії.
Військові правила
Правила Департаменту оборони (відділ оборони 5015.2, версія 2) визначають вимоги до програмного забезпечення для управління документами, придбаного Міністерством оборони. Інші державні установи також використовують цей стандарт для програмного забезпечення для управління документами.
Інші федеральні правила
Федеральні правила цивільного процесу регулюють, як юридичні компанії обробляють інформацію, пов'язану з юридичними процедурами.
Служба внутрішніх доходів Rev. Proc. 97-22 містить правила електронного зберігання та передачі інформації платника податків та впливає на галузь фінансових послуг.
Необхідність правил
Американці залежать від регуляторних органів, щоб забезпечити захист, щоб забезпечити безпеку особистої інформації, захистити фінансові операції та надати належний контроль над тими, хто контролює продукти харчування, наркотики, фінанси та охорону здоров'я країни. Інформаційна інфраструктура нації є життєво важливою для її оборони і має бути захищена.
Стандартизація документообігу виходить за межі Сполучених Штатів. Неурядові організації, такі як Міжнародна організація зі стандартизації та API управління відкритими документами, працюють для стандартизації та спільного використання процесів для систем управління документами, щоб забезпечити безпеку та доступність інформаційних записів, коли вони необхідні.
