Більшість організацій вимагають від своїх співробітників вміти писати певні типи звітів. Наприклад, фахівці із забезпечення якості повинні знати, як писати звіти про якість. Звіт про якість допомагає оцінити поточні системи контролю організації, спрямовані на забезпечення якості продукції, послуг і процесів. Добре організовані звіти про якість можуть використовуватися іншими фахівцями для покращення продуктів і процесів організації.
Використовуйте свої нотатки. Переглядаючи процеси забезпечення якості в організації, ви повинні приймати детальні нотатки про те, які процеси, як вони виконуються працівниками та наскільки ефективними вони є.
Використовуйте просту мову у звіті про якість. Короткі речення та прості фрази - це ідеальний спосіб отримати свій зміст і переконатися, що всі фахівці можуть легко зрозуміти зміст вашого звіту.
Введіть реферат для вашого звіту про якість. Анотація - це резюме всіх розділів вашого звіту. Підсумовуйте кожен розділ приблизно за два-п'ять пропозицій. Мета полягає в тому, щоб кожен, хто читає реферат, знав, чи варто читати весь звіт, того варто.
Додайте розділ для довідкової інформації. Це повинно включати департамент або процес, що аналізувався, людей, які допомагали в аналізі та меті звіту про якість.
Додайте розділ для своїх висновків. Аналізуючи відділ або процес, слід звернути увагу на те, як завершуються процеси, працівників, які беруть участь, та наскільки ефективними є процеси для організації. Всі ці деталі повинні бути включені в цей розділ. Дані або розрахунки можуть бути зазначені окремо і додані до звіту.
Завершіть звіт про якість за допомогою розділу висновків. Цей розділ запропонує ваші висновки та рекомендації для поліпшення процесів, які ви спостерігали. Дайте багато деталей, пропонуючи пропозиції. За потреби використовуйте візуальні деталі, такі як діаграми та графіки. Чим більше подробиць і прикладів ви можете надати в цьому розділі, тим більш корисним є ваш звіт з якості.
