Офісне обладнання часто є однією з найбільших витрат будь-якого бізнесу. Ця вартість посилюється тим, що обладнання буде зношуватися або розриватися. Одним із способів заміни цих пунктів є написання детального пропозиції, що описує потреби компанії та офіційне прохання придбати обладнання з бюджету компанії. Письмова пропозиція дозволяє декільком співробітникам бути в курсі потреб компанії та приймати рішення на основі важливої інформації, наприклад, вартості обладнання та його переваг для компанії.
Оцініть необхідність. Більшість компаній мають деталізовані бюджети, які є остаточними щодо того, що вони можуть придбати, і коли. Визначте справжню потребу компанії, вивчаючи кожну частину обладнання і запитуючи, чи може вона бути відремонтована, чи буде вона тривати ще шість місяців до року, чи буде це дорожче для ремонту чи заміни. Будь-який елемент, який може бути відремонтований або який триватиме трохи довше, повинен бути позначений зі списку нового обладнання, що запитується.
Визначте вигоди компанії. Яка компанія заощадить, якщо обладнання буде замінено зараз? Що він отримає? Якщо замінити настільний принтер на вільний бізнес-принтер, який може надрукувати кілька копій за долю часу, перерахуйте це як прибуток, оскільки врятований час вигідний. Будьте дуже чіткими та лаконічними в поясненні того, що кожне обладнання принесе компанії.
Дослідження нового обладнання. Знати і перераховувати ціни, специфікації, типи моделей, роздрібних продавців і виробників для кожного обладнання, яке ви просите. Дізнайтеся, які продавці мають товари за найнижчими цінами і які знаходяться поблизу вашого місцезнаходження або мають безкоштовну доставку. Також знати будь-які недоліки або проблеми, які можуть бути зазвичай пов'язані з обладнанням.
Напишіть свій приблизний проект пропозиції, включаючи розділи для вступу або резюме, цілі або цілі, потреби компанії, вигоди або переваги компанії та витрати. Також може бути корисно перелічити можливу часову лінію для купівлі. Не кожну частину обладнання потрібно буде придбати негайно.
Введіть свою пропозицію, звертаючи увагу на форматування. Переконайтеся, що всі заголовки виділені жирним шрифтом і акуратно вирівняні. Перевірка правопису виконується за допомогою інструменту перевірки правопису на комп'ютері та читання пропозиції самостійно. Щоб переконатися, що ви нічого не пропустите, відкладіть свою пропозицію на кілька годин або днів, а потім ще раз перечитайте.
Увага
Зберігайте ваші запити розумними - якщо ваш бізнес дійсно не потребує великої промислової моделі обладнання, не перераховуйте її.
Будьте правдиві у своїх оцінках поточного обладнання. Читачі вашої пропозиції повинні бути в змозі довіряти вашій думці.
