Одним з найменш улюблених завдань в управлінні бізнесом є оплата рахунків. Необхідність відстежувати, керувати та обслуговувати вхідні рахунки часто заважає фокусу власника бізнесу на побудові її бізнесу. Як результат, багато власників бізнесу покладаються на службу оплати рахунків, щоб керувати своїми вихідними платежами. На додаток до управління платежами за рахунками, служба оплати рахунків може запобігти штрафним санкціям про запізнення платежів і навіть заощадити гроші на рахунках, скориставшись пільгами з дострокового платежу від продавців.
Виберіть назву для вашого рахунку оплати рахунків, яка буде унікальною і запам'ятовується. В ідеалі, назва вашої компанії має відображати певну позитивну якість, яку ви хотіли б пов'язати з вашим бізнесом. Наприклад, "Безпечна оплата рахунків" може вказувати на безпеку таким чином, що "Послуга оплати рахунку Дейва" не передбачає.
Зареєструйте нову назву компанії з офісом Вашого державного секретаря. Діяльність підприємства під будь-яким іншим ім'ям, ніж ваша власна назва, вимагає реєстрації фіктивної назви у вашого державного секретаря. (Див. Ресурс 1 для списку веб-сайтів державного секретаря штату).
Відвідайте міську ратушу або окружну будівлю, щоб отримати ліцензію продавця. Держави без податку на продаж, включаючи Монтана, Аляска, Орегон, Делавер і Нью-Гемпшир, не вимагають ліцензії постачальників.
Напишіть бізнес-план, який містить опис спектру послуг оплати рахунків, які ви надаєте, резюме, хто буде користуватися вашими послугами, аналіз конкуруючих підприємств, маркетинговий план, фінансовий план і прогнозований бюджет на перші три роки роботи.
Розробити власну систему для відстеження та здійснення платежів від імені своїх клієнтів, або розглянути можливість придбання програмного забезпечення для оплати клієнтських рахунків, таких як BillPay або PPS платіжних програм (див. Ресурси). Використання готового програмного забезпечення допоможе вам краще обслуговувати своїх клієнтів і дозволить вам зосередитися на пошуку клієнтів.
Створіть безпечне місце, де ви будете зберігати чеки, рахунки-фактури, платіжні записи тощо, а також звіти, які ви надасте кожному з них. Особливо слід перевіряти перевірку в заблокованому сейфі або в коробці безпеки, а шафа для запису файлів зберігатиме конфіденційні записи в безпеці.
Визначте, скільки коштуватимете за послугу. Ви можете підійти до цього, визначивши, скільки грошей потрібно заробляти на місяць, а потім оцінюючи, скільки клієнтів потрібно досягти, або ви можете зв'язатися з подібними службами і дізнатися про їхню структуру плати.
Створіть брошуру, що знайомить із вашими послугами, і описує переваги, які ви маєте запропонувати своїм клієнтам, такі як своєчасні платежі, поліпшення грошових потоків, ухилення від сплати штрафів за прострочені платежі та знижки на дострокове погашення. Включіть свою контактну інформацію, номер телефону, адресу електронної пошти, веб-сайт, а також початкові умови та поточні платежі.
Дизайн бізнес-канцелярських товарів та конвертів, які допоможуть вам максимально професійно представити свою послугу. Великі мережі постачання офісу, такі як Staples, Office Max або Office Depot, мають стандартні пакунки для канцелярських товарів, які відповідають потребам більшості підприємств.
Надішліть листа з вступом, що підкреслює безпеку та зручність оплати послуг вашого рахунку, а також одну з ваших брошур для всіх підприємств у вашому регіоні, які можуть бути потенційними клієнтами. Надсилайте ваші листи невеликими партіями, щоб ви могли провести час з ними.
Слідкуйте за своїми листами з особистими телефонними дзвінками для кожного потенційного клієнта. Ви можете запропонувати спеціальну пропозицію "без ризику", наприклад, місяць безкоштовного сервісу, щоб спонукати нових клієнтів до спроби вашого сервісу.
Організуйте з новими клієнтами, як рахунки будуть доставлені вам. Чи будуть вони вам принесені? Чи зможете ви їх забрати? Або ви збираєтеся збиратися в поштове відділення?
Супроводжуйте своїх клієнтів до своїх банків, щоб вони були додані як підписанти на своїх чекових рахунках. Потім запитайте список поточних постачальників і постачальників від кожного з ваших клієнтів, а також будь-які спеціальні інструкції, які вони мають при отриманні чеків.
Надайте щомісячний звіт про отримані рахунки, оплачені рахунки та рахунки, що перебувають на розгляді, для кожного з ваших клієнтів, щоб їхній облік міг бути оновлений, і щоб вони точно знали, які зобов'язання були виконані і які залишаються невиконаними. Зверніть увагу на будь-які платежі, які зберегли гроші клієнта за допомогою дострокового платежу.
Поради
-
Не забудьте сплатити самостійно в кінці кожного місяця на основі наданих послуг.
