У книзі «Збереження книг: основне ведення обліку та облік успішного малого бізнесу, сьоме видання», Linda Pinson визначає кредиторську заборгованість як ті борги, які компанія має перед кредиторами за придбані товари або надані послуги. Спеціалізована команда з кредиторської заборгованості використовує стандартні набори процедур обробки, які мінімізують накладні витрати при одночасному збільшенні відносин постачальників.
Значення
Шахрайство, розкрадання та помилки при обробці можуть зруйнувати бізнес. Вкрай важливо запровадити процедури контролю для зменшення такого ризику. Деякі загальні та ефективні заходи контролю включають: поділ обов'язків з метою зменшення ризику розкрадання; формальних функцій закупівель та керівних принципів для зменшення ризику розкрадання, шахрайських рахунків та помилок; порогові суми в другому доларі підписувача для зменшення ризику розкрадання та помилок; та систематичне підтвердження номера рахунка-фактури для зменшення ризику дублювання помилок платежу.
Продавці
Кредитори додаються до бази даних компанії як постачальники. Це завдання, як правило, покладено на дебіторську заборгованість або фінансовий службовець, який не має можливості генерувати платежі.
Щоб забезпечити своєчасне створення платежів, постачальникам пропонується працювати з командою кредиторської заборгованості для вирішення питань, пов'язаних із виставленням рахунків. Звернувшись до агентів із закупівлі або відділу замовлень, виникне затримка у пошуку або вирішенні невиплачених або частково оплачених рахунків-фактур.
Функція
Постачальникам доручається надсилати рахунки-фактури безпосередньо до відділу кредиторської заборгованості. Рахунок-фактура штампується часом, і обробка годинника починається. Якщо для придбання товарів або послуг було створено замовлення на купівлю, рахунок-фактура узгоджується з замовленням на купівлю та підтвердженням отримання. Мері С. Шеффер обговорює цей процес «три способи зіставлення» в книзі «Кредиторська заборгованість: керівництво для ефективного управління».
Якщо покупка здійснена без замовлення на купівлю, вона повинна відповідати встановленим керівництвом компанії. Якщо інструкції виконуються, рахунок-фактура надсилається до відділу замовлення для затвердження та відповідного кодування.
Процедури виплати
Аналітик кредиторської заборгованості має право генерувати платежі. Аналітик старанно працює, щоб своєчасно обробляти рахунки-фактури, щоб гарантувати, що вони одразу сплачені, а знижки беруться, коли це можливо. Обидва ці цілі призводять до можливості контролювати накладні витрати. Це особливо важливо там, де державні органи караються за відстрочені платежі.
Інший інструмент економії коштів - це електронні платежі. Це скорочує вартість паперових чеків і мінімізує шахрайство або розкрадання. Якщо необхідно видати часткову оплату або відмовитися від оплати, то кредиторська заборгованість аналітика документів і пояснює обставини.
Внутрішній аудит
Аналітик кредиторської заборгованості забезпечує видачу платежів відповідно до політики компанії. Група внутрішнього аудиту компанії вибірково перегляне результати роботи аналітика, запитавши документацію для вибраної групи рахунків-фактур. Аудитор переглядає документацію, щоб переконатися, що процедури контролю існують і належним чином дотримуються. Недостатні процедури контролю призводять до несподіваних втрат. Потрібно додатковий час і витрати для відшкодування таких втрат.
