Кожен, хто керує бізнесом, зіткнувся з проблемою забезпечення того, щоб працівники зробили правильні кроки для виконання роботи. Особливо це стосується компаній, які виробляють продукцію або надають послуги, державні установи, які повинні застосовувати правила та організації, такі як лікарні, яким доручено здоров'я пацієнтів. Як ці проблеми стосуються того, щоб працівники виконували правильні кроки? Вони пишуть якісні процедури, які визначають роль кожного співробітника у підвищенні загальної продуктивності.
Почніть з розуміння різниці між внутрішньою та зовнішньою якістю. Внутрішнє якість стосується спроб компанії покращити свою внутрішню діяльність, наприклад, покращити управління та продуктивність працівників. Зовнішня якість стосується зусиль компанії щодо підтримки високого рівня задоволеності клієнтів.
Зосередьтеся на процедурах написання, щоб поліпшити внутрішню якість. Підкресліть, що всі учасники компанії - від допоміжного персоналу до керівників вищого рівня - повинні брати участь. Однак пам'ятайте, що якщо ви виявите справжню зацікавленість у відповідях працівників на нові процедури, ви, ймовірно, надихнете на залучення співробітників, що закінчується підвищенням морального духу.
Візьміть поради від Міжнародної організації зі стандартизації (ISO), яка опублікувала посібники зі стандартів якості для використання виробниками та постачальниками послуг. Згідно з Praxiom Research Group Limited, яка інтерпретує стандарти ISO для широкої громадськості, ISO 9004 передбачає, що компанії «створюють соціокультурне середовище, яке підтримує поліпшення». Це означає, що менеджери повинні поважати персонал підтримки для того, щоб отримати репутацію, компанія повинна обмінюватися корпоративною інформацією з працівниками, а керівники можуть заохочувати працівників краще працювати, встановлюючи правильний приклад.
Розробити систему вимірювання поліпшення якості процесу. Знову ж таки, ISO 9004 рекомендує компаніям навчитися вимірювати задоволеність клієнтів та професійний розвиток працівників - основні компоненти загальної системи управління якістю.
Розгляньте пропозиції, зроблені компанією GMP, світовим лідером у виробництві належної продукції, компаніям, які прагнуть писати якісні процедури. GMP припускає, що менеджери розуміють кожну роботу перед написанням процедур. Вони повинні перерахувати ключові кроки, яких повинні дотримуватися працівники при виконанні своїх конкретних завдань.
Напишіть якісні процедури в повсякденній мові. Відповідно до GMP, «Ви можете підвищити читабельність процедури, використовуючи короткі, прості речення».
Дізнайтеся, як упакувати процедури, щоб співробітники звернули на них увагу. Наприклад, GMP пропонує вам зробити додаткові кроки для розробки привабливих сторінок, таблиць змісту, показників і привабливих візуальних ефектів.
Використовуйте фотографії у посібниках або інструкціях з якості процедур. Зображення не тільки дозволяють зрозуміти ваші інструкції, але вони можуть бути використані для того, щоб підкреслити важливі моменти або іншим чином викликати зацікавленість працівників.
