Існують певні речі, з якими можна спілкуватися з іншими людьми за місцем вашого бізнесу, використовуючи розподіл пам'яток. Пам'ятка, як правило, повідомляє щось важливе для колег по роботі і, як правило, поширюється принаймні на одну людину в компанії. Пам'ятка також може бути використана для того, щоб всі знали про щось нагальне, наприклад, про втрачені файли. Загублені файли можуть вплинути на роботу бізнесу, і працівники повинні бути попереджені про проблему і як вони можуть допомогти якомога швидше.
Заповніть заголовок для нагадування про втрачені файли. Це включає в себе рядок для дати, суб'єкта, до якого належить записка, і від кого вона є. Ці рядки позначені як "Дата", "Тема", "До" і "Від". Об'єкт повинен принаймні сказати "втрачені файли", але також може описати, які файли втрачені.
Поясніть питання коротко в першому абзаці безпосередньо під заголовком. Це, безумовно, має включати, які файли втрачаються, такі як файли для конкретного клієнта або проекту. Вона також може включати, як ви вважаєте, що файли були втрачені, де вони можуть бути, і наскільки терміново їх знайти.
Опишіть більше про проблему в наступному розділі. Отримати більш детальну інформацію про втрачені файли на даний момент. Можна надати відомості про клієнт або проект, для яких можна скористатися, або інформацію про те, яким чином файли можуть шукати співробітники. На цьому етапі вкажіть конкретну дату, коли файли повинні бути знайдені.
Розкажіть одержувачам записки саме те, що ви хочете зробити в останньому розділі. Це повинні бути конкретні елементи дій, такі як пошук у базі даних X або пройти через всі ваші особисті файли, якщо ви зберегли втрачені файли на комп'ютері компанії або на флеш-дисках. Повторіть дату, до якої потрібно знайти файли.
Прочитайте записку. Переконайтеся, що ви не включили будь-яку конфіденційну інформацію про файли, про яку не повинно бути записів. Також переконайтеся, що ви чітко визначили важливість пошуку втрачених файлів.
