Повідомлення повинні передавати інформацію в стислому, цілеспрямованому вигляді. Цей не-глупості стиль означає, що навіть якщо ви потієте перспективу написання одного, ви повинні знайти простий, розумний формат вітаємо полегшення від інших, більш трудомістких письмових проектів ви можете мати на вашому столі.
Напишіть заголовок
Почніть свій нагадування, написавши стандартний заголовок, що включає в себе "Кому:", "Від:", "Дата:" і "Тема" на окремих рядках. Подумайте про лінію аудиторії, розуміючи, що ви, можливо, не захочете поширювати свою пам'ятку на всю компанію, але лише на кілька департаментів. Повнофункціональний заголовок дає змогу читачам швидко відсканувати його і зібрати важливу інформацію від самого початку - від релевантності до теми.
Держава Ваша мета
Напишіть короткий висновок, який чітко зазначає, у найпростіші терміни, вашу мету для написання. Якщо ви бажаєте, введіть деяку особистість, але дотримуйтесь цього доповнення. Наприклад, якщо ви робите оголошення, ви можете написати: "Після дуже тривалого і вичерпного пошуку, я рада повідомити, що компанія ABC найняла групу письменників XYZ для керівництва нашими майбутніми маркетинговими зусиллями".
Розробити з точністю
Присвятіть тіло Вашої пам'ятки - не більше двох-трьох пунктів - розробці Вашої початкової заяви. Передбачення питань є важливим; Ви не хочете, щоб ваша записка генерувала більше запитань, ніж дає відповіді, але записка не є форумом для вичерпного розкриття інформації на 360 градусів. Організуйте найважливішу інформацію - що співробітники хочуть знати, і що їм потрібно знати - ієрархічно. Нарешті, майте на увазі, що пам'ятка рідко виступає як «остаточне слово» по темі; насправді, це іноді приводить в рух повний спектр діяльності. Отже, присвятіть останньому абзацу тіла вашої пам'ятки “наступним крокам” або “що відбудеться далі”. Наприклад, у цьому випадку ви можете поділитися, коли ви введете групу письменників вашим співробітникам.
Закрити в стилі
Закрийте пам'ятку на оптимістичній ноті, розуміючи, що ви надсилаєте непряме повідомлення для ваших співробітників. Можна, наприклад, сказати: «Я знаю, що ви з нетерпінням чекаєте, як і я, на цю захоплюючу главу в історії нашої компанії. Я заздалегідь дякую вам за ваш постійний ентузіазм і відданість справі."
Вкажіть на вкладення
Увімкніть нотацію в самому нижньому куті записки відповідні вкладення, наприклад, документи, які ви бажаєте читати співробітникам, або нові процедури, за якими ви хочете їх дотримуватися. Просто напишіть слово "Прикріплений" і коротко резюмуйте інформацію. У цьому прикладі ви, можливо, захочете включити збірник попередніх маркетингових проектів групи письменників, щоб ваші співробітники могли ознайомитися зі стилем та досягненнями групи. Будьте чітко про те, де працівники можуть знайти цю інформацію. Наприклад, чи розміщуєте ви паперову копію пам'ятки на дошці оголошень або надсилаєте її електронною поштою по всій компанії, переконайтеся, що працівники розуміють, як отримати доступ до вкладення.
Поради
-
Прочитайте свої коментарі вголос, коли ви уважно перевіряєте та редагуєте його перед поширенням.
