Управління своїм часом так само важливо, як виконання завдань. Створюючи щоденний графік управління часом, ви зможете залишатися організованими, робити те, що потрібно зробити, і зменшити стрес без шкоди для якості. Якщо ви керуєте іншими, обробляєте великі обсяги документів або відвідуєте кілька зустрічей і подій щодня, важливо знати, де ви повинні бути і що очікується від вас. Управління вашим часом дасть вам більший контроль над вашим результатом і зробить вас більш відповідальними і безпечними у вашій роботі.
Елементи, які вам знадобляться
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Відкрийте робочий аркуш Microsoft Excel. Позначте стовпці днями тижня та рядками з кожною годиною під час робочого дня. Ви можете розширювати колонки і рядки, клацаючи по лініях поділу і перетягуючи їх за допомогою миші. Ви також можете використовувати Microsoft Outlook для створення розкладу керування часом. Microsoft Outlook включає попередньо заповнені стовпці та рядки, щоб полегшити введення інформації.
Створіть список завдань, які повинні бути завершені протягом тижня. Цей список включає зустрічі, етапи проекту або терміни, можливості мережі, повернення телефонних дзвінків, заповнення документів або інших завдань, які необхідно завершити.
Призначте завдання на відповідний день і час на робочий аркуш Excel. Кольорові коди задач, якщо необхідно, натиснувши на поле, яке потрібно виділити, і натиснувши на піктограму фарби у верхній частині аркуша. Вибирайте з різних кольорів.
Залишайте час протягом дня для виконання завдань, які займуть більше часу, ніж очікувалося. Наприклад, якщо у вас є зустріч з 10:30 до 11:00, заблокуйте час зустрічі з 10:30 до 11:30. Залишіть не менше 15 хвилин між завданнями для непередбачених завдань або коротких перерв.
Створюйте розклад щотижня і дотримуйтесь його. З часом ви станете краще керувати своїм часом і обробляти несподівані проблеми, що виникають під час робочого дня.
Поради
-
Створення графіка управління часом не тільки підвищить вашу продуктивність, але й зменшить стрес і дозволить вам насолоджуватися більшою кількістю аспектів вашої роботи.
Увага
Не намагайтеся переповнити свій день. Спроба досягти занадто багато протягом дня тільки змусить вас відмовитися. При створенні графіка керування часом, дайте достатньо часу на обід, потрапляючи на зустрічі та події, а також залишайте достатньо часу для точного виконання завдань, щоб забезпечити високу якість роботи.
