Картування бізнес-процесів надає бізнес-лідерам можливість з'ясувати, як процеси фактично виконуються. Вона виявляє такі проблеми, як вузькі місця та відмінності в тому, як процес виконується різними групами або окремими особами. Лідери також можуть з'ясувати, чи відрізняється процес, як цей процес відбувається, від способу його виконання. Створення карти процесу, яка також називається блок-схемою, є основним компонентом управління та вдосконалення процесів Six Sigma, але може бути корисним навіть без повної структури Six Sigma.
Збирайте інформацію від осіб, які фактично виконують процес про те, як це робиться. Не забудьте дізнатися, чи змінюються кроки за різних обставин або для різних людей. Зосередьтеся на тому, як зараз здійснюється процес, а не на тому, як він повинен бути зроблений.
Визначте, який тип процесу створювати. Основна блок-схема операцій показує потік кроків у процесі, включаючи точки прийняття рішень, а блок-схема розгортання також чітко зображує участь різних груп або людей. Для останнього створіть стовпці для кожної особи або групи та намалюйте кожен крок у відповідному стовпці, щоб вказати, хто виконує цей крок.
Запустіть карту бізнес-процесу, намалювавши овальний або закруглений прямокутник, стандартний символ для початкової точки. Для блок-схеми операцій намалюйте початкову точку у верхній лівій частині сторінки сторінки паперу або програмного забезпечення. Для діаграми розгортання намалюйте її у верхній частині відповідного стовпця.
Позначте початкову точку фразою, яка вказує на те, що вона є відправною точкою, наприклад, "Call call in" або навіть "Start". Кожен із ваших кроків буде позначено таким чином і повинен містити дієслово для представлення вжитої дії.
Створіть кожен з кроків процесу, намалювавши прямокутник і позначивши його. Кожен крок повинен мати своє власне уявлення. Не поєднуйте кроки в одній формі за допомогою слова "і" для підключення кількох дієслів або дій.
З'єднайте кроки зі стрілками, що показують напрямок процесу. Це нормально, якщо ваша карта переноситься на кілька рядків, щоб поміститися на сторінці; стрілки роблять потік видимим незалежно від фізичного розташування кроків.
Використовуйте алмазну форму для представлення точки рішення в будь-який час, коли наступний крок залежить від конкретної обставини. Наприклад, карта процесу для інтернет-кошика для покупок має точку прийняття рішення, що представляє вибір клієнта оплати кредитною карткою або PayPal.
Вкажіть кроки, які слідують за точкою прийняття рішень, створивши прямокутні символи та позначте їх і додавши стрілки, щоб показати потік процесу. Позначте кожну зі стрілок, що ведуть від точки прийняття рішення, щоб уточнити умову, що призводить до наступного шляху. У нашому нинішньому прикладі використовуйте мітку "PayPal" для однієї стрілки і "кредитну картку" для іншої.
Додайте останню овальну або закруглену форму прямокутника, позначену як "Кінець", як останній крок для позначення кінця процесу.
Перегляньте карту процесу, щоб переконатися, що вона читається правильно. Крім того, деякі особи, які виконують цей процес, переглядають її, щоб переконатися, що він точно зображує те, що вони роблять.
Поради
-
Такі програми, як Microsoft Visio, мають особливі можливості для створення карт процесів, але також можна використовувати інші графічні програми або PowerPoint. Коли ви спочатку збираєте інформацію про процес, напишіть кожен крок на невеликій клейкій примітці, а потім розташуйте їх, щоб показати потік процесу. Цей метод може бути простішим, ніж спроба створити карту процесу відразу з самого початку. Якщо у вашому процесі відбувається багато передач між групами або окремими особами, ви можете скористатися блок-схемою розгортання, щоб наочно проілюструвати участь різних сторін.
