Важлива зустріч? Майбутній кровний привід? Існує багато причин, щоб відправити переконливу ділову пам'ятку. Будь-яке розповсюджене повідомлення має бути добре написане, оскільки він представляє вас і ваш відділ. І, звичайно, ви хочете переконати людей бути присутніми, зареєструватися, дати або що б ви не просили. Дотримуючись кількох рекомендацій, коли ви складаєте переконливі записки, ви зможете отримати потрібні результати.
Визначте свою аудиторію
Розумійте читача або цільову аудиторію. Пам'ятка вашій команді, швидше за все, буде відрізнятися від тональності до пам'ятної дошки ради директорів. Хоча завжди професійний характер, деякі меморандуми повинні бути більш формальними в мові. Інші фактори, такі як вік, стать та рівень освіти, також можуть відігравати певну роль у написанні переконливої записки.
Стан Вашої теми
Це може здатися нерозумним, тому що ви думаєте, звичайно, ви знаєте, що ваші записки буде близько. Але, написання чіткої теми для вашого листа допомагає вам зосередитися саме на тому, що ви хочете відбутися. Сформулювавши це лаконічно, ви зможете дійти до справи без надмірних додаткових коментарів. Повідомлення про тему - це лише для довідки під час написання. Ви не оголосите свою тему читачам. Наприклад, ваша тема може бути "підтримати диск крові в наступний вівторок".
Ознайомити з нагадуванням
Ох, це ненависне слово з сьомого класу через середню школу, "контур". Розслабтеся. Це просто неофіційний контур того, хто читач, що ви хочете зробити, і чому він повинен це робити. Ніхто не побачить цього, крім вас; жоден граматик не буде висити над вашим плечем або приймати червоне перо до нього, тому що ви не завжди мали точку B, щоб йти з вашою точкою A. Цей план просто допомагає вам замовити свої думки. Ваша структура може бути просто маркером:
- Підтримка крові диск в наступний вівторок.
- Кров виганяє життя.
- Необхідні всі типи крові.
- Призначати зустріч.
Додайте примітки до структури, де мають сенс дані:
- Підтримати кров крові наступного вівторка, 25 вересня, 8:00 - полудня
- Кров виганяє життя.
- Необхідні всі типи крові.
- Запишіться на прийом, щоб не чекати. Зателефонуйте ____
Тримайте його коротким і цілеспрямованим
Почніть писати за допомогою контуру та нотаток. Пам'ятайте, що нотатки короткі та цілеспрямовані. Опишіть лаконічно, але в деталях, що ви хочете зробити читачеві, чому, як. Перерахуйте переваги дії. Змусити людей погодитися з тим, що ви пропонуєте і робити, як ви просили, є кінцевою метою переконливого записки. Але щоб переконати людей, що те, що ви пропонуєте, є гарною ідеєю, ви повинні дати читачам причини, чому вони повинні дотримуватися. Розкажіть людям, що буде отримано, і дайте головні переваги того, що ви просите.
Редагувати та переписувати
Перевірте граматичні та орфографічні помилки. Хоча ідея, що стоїть за пам'яткою, є важливою. Пам'ятка буде більш переконливою, якщо вона добре написана і вільна від граматичних і друкарських помилок. Ділові люди мають високі очікування. Якщо меморандум є переконливим, але має помітні помилки, ці помилки зменшать вплив і ефективність записки. Після першого чернетка відкладіть його в сторону і поверніться до нього через кілька хвилин або декількох годин, залежно від того, скільки часу у вас є, перш ніж потрібно надіслати його. Перечитайте записку і внесіть зміни, які, на вашу думку, покращать її.
Наприклад, якщо ви вважаєте, що він може використовувати більше переконань, зробіть невелике дослідження для переконливих фактів:
- Підтримати кров крові наступного вівторка, 25 вересня, з 8:00 до полудня.
- Кров виганяє життя. Тільки в минулому році в нашій місцевій лікарні було використано ____ пінт крові через надзвичайні ситуації та переливання крові. Все завдяки донорам крові.
- Необхідні всі типи крові.
- Зателефонуйте ____, щоб записатися на прийом, щоб вам не довелося чекати.
Зверніться за запитом
Перш ніж надсилати записку, отримайте відгуки від інших. Запитайте кількох людей, чиї думки ви цінуєте, перш ніж відправити їх. Запитайте, чи вдасться вони вжити заходів, а якщо ні, то чому. Прислухайтеся до будь-яких пропозицій і спробуйте включити в пам'ятку будь-які корисні ідеї. Переконлива записка зазвичай займає декілька чернеток, перш ніж вона буде достатньою для розповсюдження.
