Електронні листи та інші електронні засоби комунікації можуть підштовхнути паперові листи до краю свідомості, але було б помилкою вважати, що мистецтво написання листів мертве. Навпаки, підприємства використовують листи щодня, щоб відправляти інформацію, передавати важливі умови клієнтам і ставити щось відчутне в руки одержувача. Напівформальний лист доречний, коли ви знаєте одержувача, а не як його друг.
Чи є напівформальний правильний формат?
Завжди розглядайте одержувача при підготовці ділового листа. Напівформальний лист доречний, коли ви знаєте одержувача або регулярно спілкуєтеся з ним чи з нею, наприклад, бухгалтером, який стежить за вашим бухгалтерським обліком або керівником офісу вашого головного постачальника. Якщо ви взагалі не знаєте людину, оберіть формальний стиль листа. Напівформальні листи є більш ввічливими, ніж неформальні листи. Подумайте про них як про перехрестя між типом офіційного листа, який ви можете написати до урядового регулятора, і розслабленим стилем листа, який ви могли б написати до одного.
Дотримуйтесь стандартного формату бізнес-листа
Напівформальні листи відповідають стандартному формату бізнес-листа; це лише мова, яку ви будете змінювати, щоб створити нейтральний тон. Виберіть канцелярські товари, які надруковані у вашій фірмовій бланку та напишіть ім'я та ділову адресу одержувача у верхній лівій частині сторінки. Отже, якщо ви звертаєтеся до генерального директора компанії-постачальника, внутрішня адреса буде читати:
Пані Катерина Торранс, генеральний директор
Компанія Acme
123 Acme Street
Бартлсвілль, Оклахома 74003
Далі запишіть дату у форматі місяць-день. У діловому листі звичайно писати місяць як слово: "28 березня 2018 року".
Виберіть Привітання
Використовуйте прізвище одержувача, за яким стоїть двокрапка - "Шановний пані / пані / міс. Тулсон-Сміт: "Не пишіть ім'я; це вважається грубим. Якщо ви не знаєте ім'я одержувача, зробіть деякі онлайн-дослідження, щоб виявити його. Використовуйте загальне вітання, наприклад, "Шановний директор з продажу:" лише в крайньому випадку. У цьому сценарії бажано було б звернутися до вашого листа "Шановний сер" або "Шановні пані" і використовувати формальний тон.
Структура тіла для ясності
Тіло вашого листа має бути ввічливим і нейтральним. Використовуйте щоденні слова замість формальних слів, наприклад, "також" замість "далі" і "але", а не "однак". Скорочення, такі як "я", "не" і "не" є нормальними в напівформальному листі, якщо вони відповідають стилю будинку вашої компанії. Відкрийте, описуючи причину, чому ви пишете, і зробіть свої решту балів за два-чотири пункти логічно, одна ідея на абзац. Поважайте час одержувача та зберігайте лист як короткий і точний, як тільки можете.
Напишіть безкоштовне закриття
У вас є різні варіанти для округлення напівформального листа, тому оберіть ввічливий, але сердечний закриття зі списку нижче:
- З повагою,
- З повагою,
- Щиро Ваш,
- З повагою,
- Сердечно,
- Найкращі побажання,
Завершіть, ввівши своє ім'я та назву, потім надрукуйте лист і підпишіть своє ім'я в проміжку між закритим і набраним іменем.
Приклад напівформального листа
Покласти все це разом, ось приклад короткого напівформального листа:
Шановні пані Мірс:
Я пишу, щоб офіційно запросити вас бути запрошеним спікером та семінар-майстером на майбутній конференції з промислових продажів 2019 року.
Тема цієї конференції - "Продажі: катання на технологічній хвилі". Він буде проходити в Центрі Ернеста Н. Моріал в Новому Орлеані з 3 по 5 жовтня 2019 року.
Для Вашої інформації, Катерина Хоулден з інтелектуальних продажів стане відкритим доповідачем. Тема її презентації - "Освоєння великих продажів". Якщо ви входите на наш портал конференції на www.indsalescon.net, ви можете побачити поточний проект програми і конкретні теми, які виступів і семінарів буде охоплювати.
Ми очікуємо, що відвідуваність буде найвищою у цьому році, в районі 4000 делегатів та 80 спікерів. Я був би радий і вшанований, якщо б ви зробили свій внесок у цю престижну подію.
Я був би вдячний, якщо б ви відповіли люб'язно до 30 травня. Звідти я можу надати Вам будь-яку додаткову інформацію.
Найкращі побажання,
Джейн Доу
