Коли Вашому бізнесу пропонується відповісти на запит на пропозицію, потенційний клієнт запрошує Вас подати формальну відповідь із зазначенням того, як Ви виконаєте контракт. Хоча потенційним учасникам часто не потрібно офіційно відхиляти такі запрошення, ви завжди повинні повідомляти про свої наміри письмово, а також через неофіційні канали.
Щоб зробити ставку або не робити ставку
Перш ніж компанія вирішить відхилити ЗПП, внутрішній огляд ЗПП є розумним кроком. Практичні внутрішні причини відмови включають ціноутворення на проект, планування та відсутність досвіду щодо запитуваних послуг або продуктів. Проте, зовнішні причини вашої компанії для зниження варто зазначити дипломатично - не можна забувати про можливість майбутніх ділових відносин.
Відповідні офіційні та неофіційні відповіді
Кожен процес RFP може мати унікальні вимоги щодо того, як офіційно відхилити подання пропозиції. Наприклад, деякі ЗП включають конкретну дату «відсутня пропозиція» - у таких випадках ви повинні докласти всіх зусиль, щоб передати свій намір відмовитися від участі в процесі подання пропозицій до дати, передбаченої у ЗП. Це є особливо важливим кроком для належної обробки, якщо ви спочатку попросили, щоб ваша компанія була включена в процес RFP.
Запит пропозицій повинен містити список осіб, з якими ви повинні звертатися з приводу відмови від пропозицій, і ви повинні повідомити одного або більше з цих людей поштою. Неофіційні методи комунікації, такі як телефон і електронна пошта, також рекомендуються. В інтересах розширення можливостей майбутнього бізнесу, ви повинні спробувати сказати не витончено - іноді називають "не" завдання, кажучи "так" людині. Це розумний підхід до прийняття, коли ви відмовляєтеся від RFP.
