При здійсненні продажу, якщо клієнт негайно не сплачує за товар або послугу, покупка встановлюється як дебіторська заборгованість, яку клієнт повинен сплатити. Дебіторська заборгованість - це гроші покупців, які зобов'язані компанії, а це на балансі як поточна активу.
Запис дебіторської заборгованості
Умови оплати для клієнта фіксуються, як правило, в автоматизованій системі дебіторської заборгованості. Для більшості компаній умови є стандартними. Одним із загальних стандартів є "чистий 30 днів", що означає, що загальна сума простроченого платежу сплачується через 30 днів. Більшість термінів включають плату за несвоєчасну оплату, якщо рахунок-фактура не виплачується вчасно. Оплата за прострочений платіж може становити відсоток від суми заборгованості або плату за прострочений платіж або комбінацію обох.
Виставлення рахунків
На основі умов для клієнта A / R створюється рахунок-фактура та надсилається клієнту. Рахунки-фактури надсилаються клієнту до дати сплати платежу, щоб дати клієнту час здійснити платіж. Багато компаній роздруковують рахунки-фактури щотижня.
Застосування оплати
Після отримання платежів вони записуються та вводяться в автоматизовану систему або записуються вручну на аркуші облікової книги. Платежі застосовуються до загальної суми, яку клієнт зобов'язаний сплатити, вирахувавши з суми заборгованості та розрахованої для відображення залишку.
Повідомлення про прострочені платежі та звітність
Для платежів, які не були здійснені після закінчення строку платежу, клієнтам надсилається сповіщення про прострочену виплату.
Для забезпечення управління дебіторською заборгованістю інформацією про заборгованість і невиплачені кошти створюється звіт про застарілу дебіторську заборгованість. У звіті "у віці" відображаються суми заборгованості за діапазон дат. Наприклад, у звіті відображається сума в доларах, яка на 30 днів прострочена, 60 днів з минулим і 90 днів прострочено.
Особа, відповідальна за проектування потоку грошових коштів у бізнес, використовує звіт про дебіторську заборгованість та інформацію про платіжну програму, щоб показати зібрані гроші та сплатити додаткові платежі. Ця інформація використовується для визначення коштів, доступних для ведення бізнесу, і чи потрібні додаткові кошти з фінансових джерел, таких як банки для короткострокових запозичень.
Колекції
За простроченою дебіторською заборгованістю здійснюється або департамент дебіторської заборгованості (для малих компаній), або департамент збору платежів. Менеджер колекцій переглядає заборгованість за грошима та діяльність колекціонерів, наприклад, кількість дзвінків за збір і зібрану суму.
Діяльність з колекцій може бути передана в агентство збору коштів, якщо компанія вирішує не робити колекції в будинку. Якщо внутрішні колекції не є успішними, можна скасувати аутсорсинг.
