Тому багато компаній покладаються на адміністратора, щоб встановити тон для них, але вони витрачають найменшу кількість часу, заповнюючи цю конкретну посаду, зосереджуючись на «професійному» персоналі.
Певний тип людей призначений для зустрічі та привітання клієнтів та відповідей на телефони. Працівник, який ніколи не має нічого поганого сказати про когось, є дружньою і оптимістичною і любить радувати людей, найкраще підходить для цієї посади.
Гарний портьє відповість на телефон унікальним чуттям, підкресливши певне слово. На телефон потрібно відповісти з посмішкою на обличчі і щирим інтересом до того, що має сказати людина з іншого боку. Так часто офіси спираються на системи голосової пошти. Це вірний спосіб втратити на щасливий, дружній, живий голос на іншому кінці лінії.
Вам потрібен секретар, який одягнеться, щоб справити враження на ваших клієнтів і пишатися своєю офісною площею.
Важливо, щоб хороший секретар був буфером для співробітників. Якщо хтось із співробітників надзвичайно зайнятий, адміністратор повинен знати це. Службовець, який отримав інформацію, може допомогти співробітникам уникнути непотрібних останніх хвилин, не відмовляючись від законних призначень.
Для адміністратора прийому доцільно викликати обговорення з клієнтами, якщо це не є суперечливим. Ви не хочете, щоб ваш клієнт вважав, що філософія рецепціонера відображає компанію в цілому. Загальні питання та теми малих розмов добре.
Портьє повинно бути продовженням вашої маркетингової команди. Відстеження важливих дат, надання інформації, яку потрібно знати клієнтові, але надання її таким чином, що робить ваш клієнт особливим, - це подарунок, і хороший секретар буде мати його.
Портьє повинно переконатися, що брошури компанії знаходяться на журнальному столику і тримати кавник повний і свіжий, чаші цукерки завантажені, і клієнти рухаються через прийом гладко.
Якщо ви не встановили спільний календар, щоб у адміністратора було доступ до перегляду запланованих зустрічей, було б добре це зробити. Ви можете зробити це легко, якщо ви в мережі; просто дозвольте адміністратору в мережі. Якщо ваша система електронної пошти не дозволяє це, ви можете налаштувати календар в Інтернеті і попросити всіх опублікувати призначення, про які повинна знати адміністратор.
