Зустрічі відбуваються регулярно в діловому світі, а протоколи є офіційними документами, що використовуються для запису вжитих заходів та прийнятих рішень. Оскільки хвилини стають офіційними документами в очах компанії, будь-які зміни, які необхідно внести до протоколу, вимагають додавання. Коли ви створюєте додаток, ви повинні знати, коли і як його представити комітету зборів і додати його до офіційних протоколів, щоб ви не вносили ці зміни самостійно.
Підготуйте копії офіційних протоколів останнього засідання, щоб кожен, хто був присутнім на засіданні, міг їх переглянути.
Роздайте протокол на наступному засіданні. Зазвичай голова засідання розпочинає роботу, переглядаючи протоколи попереднього засідання. Всі учасники повинні прочитати протоколи і схвалити їх, перш ніж вони перейдуть. Якщо у когось є щось додати, змінити або виправити, то це відповідний час, щоб це сказати.
Запишіть зміни в протоколі. Ви можете записати зміни безпосередньо на копію протоколу або записати нотатки на окремому аркуші паперу.
Дозволити всім членам зборів узгодити запропоновані зміни до протоколу, які будуть виставлені у додатку. Якщо всі згодні, тоді ви можете рухатися вперед, створюючи додаток до протоколу.
Створити додаток після завершення засідання. Краще всього скласти додаток відразу після засідання, щоб інформація була ще свіжою. Скористайтеся шаблоном хвилин, щоб написати інформацію про додаток.
Опублікуйте офіційні хвилини з доданим за ними додатком членам групи засідань. Ви, можливо, не захочете чекати до наступної зустрічі, щоб зробити це, у випадку, якщо це далеко в майбутньому. Скоріше, надішліть електронну копію протоколу та додаток електронною поштою до групи, і повідомте членам, що їхні відгуки або схвалення вітаються. Якщо кожен у групі схвалює протоколи з доповненням, це стане вашим новим робочим документом.
Принесіть протокол і додаток до наступного засідання, щоб отримати підпис вашого голови. Протокол стає офіційним тільки після того, як голова підпише на них.
