У 21 столітті управління інформацією є важливою складовою орієнтованого на знання бізнесу. Управління інформацією дозволяє організаціям бути більш ефективними, обмінюючись інформацією по всій компанії. Це спонукає організацію діяти як команда, в якій кожен член має доступ до бази знань інших. Однак управління інформацією рідко є проблемою. Типовими проблемами є збір інформації, її доступність та забезпечення її використання.
Збір інформації
Без збору інформації неможливо поділитися нею. Інформація може бути зібрана різними способами. У роздрібних підприємствах показники продажів з окремих магазинів доводяться до штаб-квартири корпорації, яка може поділитися цією інформацією з усіма філіями. Це може допомогти окремим торговим точкам зрозуміти тенденції споживчого попиту. У сфері професійних послуг, як правило, співробітники заповнюють анкети про роботу, яку вони виконують, та потреби своїх клієнтів. Важливо забезпечити, щоб зібрані дані були актуальними та точними.
Надання інформації
Забезпечення доступності інформації є викликом, який часто викликає труднощі для організацій. Одна справа збирати інформацію, але зовсім іншу, щоб зробити її широко доступною. Одним з методів є збільшення особистого спілкування за допомогою міжвідомчих команд. Це спонукає людей ділитися своїми особистими знаннями з іншими. Інший спосіб обміну інформацією - це технологія. Бази даних можуть надавати інформацію людям в організації. Це дає можливість міжнародній компанії отримати доступ до інформації про ринки по всьому світу. Бази даних, однак, передбачають значні фінансові інвестиції для того, щоб бути успішними.
Забезпечення використання цієї інформації
Якщо інформація успішно зібрана і доступна, єдиною проблемою, що залишається, є переконатися, що вона доступна і використана. Щоб забезпечити доступ до інформації, найкраще розробити методи обміну інформацією, які є простими та простими у використанні. База даних, наприклад, повинна бути зручною для користувачів. Для того, щоб гарантувати, що інформація фактично використовується, важливо показати працівникам, що існує відчутна користь від використання наявної інформації.
