Існує багато причин, що потребують розкладу заходів. Новим співробітникам потрібен графік підготовки та орієнтації. Учасникам семінару потрібен маршрут. Великі рекламні кампанії потребують організованої лінійки часу. Розклади необхідні для таких важливих подій, як політичні відкриття. Погано розроблений графік дій може призвести до невдач у подіях, а хороший графік допомагає забезпечити безперебійну роботу.
Елементи, які вам знадобляться
-
Папір
-
Олівець
-
Календар
-
Програмне забезпечення електронних таблиць (необов'язково)
-
Смарт-телефон (додатково)
Зберіть свої матеріали. Переконайтеся, що у вас є повний перелік кожного виду діяльності, який необхідно включити до вашого розкладу. Найкраще почати з олівцем і повнорозмірним аркушем паперу, тому що таким чином легше вносити корективи. Якщо ваша подія відбувається протягом декількох днів або місяців, не забудьте закрити календар.
Випишіть основну лінію часу. Якщо ви знаєте, який час потрібно почати і коли подія повинна бути завершена, почніть з тих часів.
Складіть графік діяльності, який необхідно виконати в певний час. Наприклад, якщо у вас є подія на кампусі коледжу, і ви використовуєте свою їдальню для харчування, то час їжі буде встановлено для вас.
Розклад важких заходів уранці. Більшість людей на самому різкому рівні вранці, тому що вони просто мали повний нічний відпочинок. Будь-яка діяльність, яка вимагає концентрації або творчості, повинна бути зроблена до полудня. Зокрема, мозковий штурм призведе до збільшення результатів уранці. Звичайно, є винятки. Менша кількість людей функціонує краще згодом. Хоча все-таки краще планувати норму.
Залишайте інші види діяльності відповідно до зручності. Заплануйте заходи, що відбуватимуться в сусідніх місцях один за одним. Якщо це пов'язано з поїздкою, переконайтеся, що ви маєте час для цього у своєму графіку.
Заплануйте цікаву діяльність для завершення події. Учасники оцінять щось веселе, що не вимагає багато енергії, і вони залишать з хорошими почуттями про вашу подію.
Поради
-
Перш ніж зробити свій розклад, поговоріть з усіма людьми, які повинні бути на події. Обов'язково плануйте навколо них.
