Іноді бувають випадки, коли можливість візуалізувати, як щось робиться, полегшує її розуміння. Технологічні блок-схеми ідентифікують кожен крок процесу у письмовій формі, подібній до карти. Технологічні блок-схеми можуть бути особливо корисними, коли організації хочуть оптимізувати робочий процес. Блок-схема дозволяє органам, які приймають рішення, визначити кожен крок у процесі, а також побачити взаємодію кроків. Блок-схема процесу - це те, що можна виконати в будь-якій організації.
Елементи, які вам потрібні
-
Зал для зустрічей
-
Папір
-
Олівці
-
Біла дошка з маркерами
-
Нотатки "Написати тип"
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
-
Програмне забезпечення блок-схем
Зберіть членів команди в тихому місці зустрічі. Простір повинен бути достатньо великим, щоб члени команди могли рухатися, адекватно відокремлені, тому обговорення не впливає на решту офісу і має білу дошку для відображення потоку процесів, як це обговорюється. Кожен член команди повинен також мати папір / олівець і "відправити його типу" нотатки.
Повідомте команду про процес, який планується провести. Попросіть команду провести штурм усіх кроків у цьому процесі. Напишіть кроки на білій дошці. Не турбуйтеся про те, які кроки прийдуть першими або останніми - просто запишіть кожен крок процесу. Коли всі кроки в процесі перераховані, приходьте до консенсусу з командою, що кожен крок був записаний. Напишіть кожен крок на індивідуальну нотатку "пост його типу". Стерти білу дошку.
Вирішіть, який крок починається процес. Закріпіть цей крок на дошці у лівій стороні. Вирішіть, який етап завершує процес. Закріпіть цей крок на правій стороні дошки. Визначте другий крок процесу і розмістіть його праворуч від першого кроку. Продовжуйте цей процес з кожним кроком до тих пір, поки всі етапи процесу не будуть розміщені в їх послідовному порядку від першого кроку ліворуч до останнього кроку в правій частині. Для досягнення консенсусу цей процес зазвичай вимагає від учасників певної посади.
Призначайте відповідні символи кожному кроку процесу. Овальний символ використовується на початку і в кінці процесу. Напишіть овал над приміткою "post-it type" на першому і останньому етапі процесу. Кожна наступна вживана дія ідентифікується з квадратом. Кожне рішення ототожнюється з алмазом. Приходьте до консенсусу з кожним членом команди про те, який тип символу йде на записку. Після завершення намалюйте лінії від кожної нотатки до наступної ноти в процесі.
Проаналізуйте блок-схему. Більшість процесів можна зробити більш ефективними після перегляду процесу на графіку. Перевірте наявність дублікатів кроків або непотрібних зупинок робочого процесу, таких як схвалення менеджера або непотрібні перезаписи.
Використовуйте програмне забезпечення для обробки текстів або програмне забезпечення графіків потоків для створення постійної копії процесу робочого процесу. Збережіть схему технологічного процесу як вихідне місце для вдосконалення поточного процесу.
