Система нарахування заробітної плати забезпечує середовище, необхідне роботодавцю для обробки його заробітної плати. До тих пір, поки система нарахування заробітної плати задовольняє потреби роботодавця у заробітній платі, останні можуть використовувати будь-яку систему, яку вона хоче.
Керівництво
Ручна система нарахування заробітної плати повинна бути обрана після ретельного обговорення. Ця система вимагає, щоб платіжна особа обробляла всю заробітну плату вручну; збільшення ймовірності помилок. Роботодавці повинні йти з ручною системою заробітної плати, тільки якщо вони мають мало працівників. Зростання цієї системи полягає в тому, що її реалізувати недорого.
Роботодавці можуть придбати стандартні аркуші часу зі стаціонарного магазину, а працівники заповнити їх. Роботодавець може виконувати розрахунки заробітної плати та податків на калькуляторі, вручну писати зарплати / заробітну плату або використовувати друкарську машинку і зберігати дані про заробітну плату в коробках зберігання. Тим не менш, спроби використовувати цю систему, якщо хтось не знає про закони про заробітну плату, або якщо заробітна плата занадто велика, може призвести до неточної зарплати та обробки податків.
Внутрішня комп'ютеризована
Внутрішня комп'ютеризована система є життєздатною альтернативою, якщо роботодавець хоче усунути ручну обробку заробітної плати. Ця система передбачає використання програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, наприклад, Z-Pay, Ultipro і QuickBooks, які можуть зберігати дані заробітної плати для дотримання правил ведення записів. Він розраховує заробітну плату та відрахування на основі введених даних. Наприклад, особа, яка нараховує заробітну плату, буде вводити статус подання працівника, стан роботи та надбавки до програмного забезпечення заробітної плати. Програмне забезпечення заробітної плати має федеральні та державні таблиці утримання, які жорстко закодовані в системі і виконує розрахунки.
Ця система вимагає від працівника інвестувати в програмне забезпечення заробітної плати та підтримувати її. Залежно від складності програмного забезпечення, персоналу заробітної плати може знадобитися велика підготовка. Якщо нарахування заробітної плати невелике, особа, яка здійснює оплату праці, може обробляти обробку заробітної плати. Але якщо заробітна плата велика, з тисячами працівників, роботодавцю потрібно буде найняти повний штат працівників заробітної плати, який може включати співробітника заробітної плати / асистента, фахівця з нарахування заробітної плати, керівника заробітної плати та менеджера заробітної плати. Ця система може виявитися дорогою для роботодавців.
Аутсорсинг
Аутсорсинг виплати заробітної плати постачальнику послуг заробітної плати часто є економічно вигідною і економічною альтернативою для роботодавців. Послуги з розрахунку заробітної плати мають фахівців, які обробляють заробітну плату клієнтів, включаючи прямі депозитні платежі, прямі чеки та обробку W-2. Роботодавці сплачують фіксовану плату за цю послугу, усуваючи необхідність сплати заробітної плати та виплат працівникам заробітної плати на місці. Крім того, роботодавці не повинні мати справу з глюками програмного забезпечення заробітної плати. Зрештою, аутсорсинг зарплати дає роботодавцеві час зосередитися на інших обов'язках.
Багато постачальників послуг з розрахунку заробітної плати пропонують онлайн-розрахунки заробітної плати, які дозволяють роботодавцям отримувати доступ до даних про заробітну плату працівників і реєстри заробітної плати в режимі онлайн. Крім того, послуги заробітної плати зазвичай пропонують клієнтам різні способи передачі годин на оплату праці за кожний період оплати, наприклад, по факсу, електронною поштою або онлайн.
Недолік аутсорсингу полягає в тому, що, коли працівники мають проблеми із заробітною платою, негайна допомога може бути недоступною. Крім того, коли служба оплати праці робить певні помилки з нарахування заробітної плати, IRS карає роботодавця, а не службу оплати праці. Отже, деякі роботодавці наймають адміністратора заробітної плати на місці, який працює як зв'язок для служби оплати праці та роботодавця.
