Якщо ви надсилаєте копію ділового листа, ви найбезпечніше, якщо ви дотримуєтеся стандартного, традиційного формату. Університет Пердью пропонує вам почати з власного імені та адреси - якщо це не в фірмовому бланку, а потім - під датою. Нижче, напишіть ім'я та адресу одержувача, потім вітання. Якщо ви надсилаєте багато листів, ви можете заощадити час, встановивши шаблон на комп'ютері.
Перевірте свої факти
Ви не будете завойовувати клієнтів або впливати на людей, якщо ви отримаєте основні факти неправильно. Інститут Emily Post повідомляє, що ви повинні бути впевнені в імені та адресі одержувача, а також до точної назви її бізнесу, перш ніж відправити лист. Якщо ім'я одержувача ґендерно нейтральне, наприклад, Пат або Сам, дізнайтеся, якщо можете, чи пишете ви чоловікові або жінці. Коли ви пишете лист, вичитайте, щоб підтвердити, що ви написали все правильно.
Письмо до незнайомців
Якщо ви пишете комусь, якого ви не знаєте добре, наприклад, потенційному клієнту, не забувайте про офіційне використання г-жи, пана або доктора, якщо це необхідно. Якщо ви не знаєте статі, грайте в безпеці з "Шановний Пат Сміт". Якщо все, що ви маєте, є титулом, таким як директор з продажу, "Дорогий директор з продажу" є прийнятним. Тим не менш, журнал Inc. говорить, що якщо ви зможете дізнатися правильну назву, то краще. Якщо це хтось, якого ви зустрічали, «Дорогий Пат» може бути прийнятним - це виклик рішення, який ви повинні зробити.
Тримайте його коротким
Коли ви пишете діловий лист, тримайте його лаконічно. Якщо ви маєте певну зв'язок - ви зустрілися в Торгово-промисловій палаті, колега її рекомендував - ви, можливо, захочете підняти це, відзначає Xerox на своєму сайті. Потім потрапити в точку листа, яка повинна бути, що в ній для одержувача. Якщо це, наприклад, продажний лист, ви хочете підняти переваги покупки у вас. Не підходьте до неї як до електронного вибуху, хоча - навіть якщо ви розсилаєте десяток подібних букв, зробіть це якомога більш індивідуальним.
Обережно вибирайте слова
Якщо ви пишете комусь у вашій компанії, ваш вибір привітання може залежати не тільки від того, чи зустріли ви її, але й від того, чи є це вашим керівником, генеральним директором або одним з ваших підлеглих. Консультаційна фірма Public World каже, що ви повинні обережно вибирати свої слова, щоб уникнути будь-якого повернення, щоб завдати шкоди вашій кар'єрі. Навіть якщо ви обговорюєте проблему або надсилаєте попереджувальний лист, зберігайте помірний, ввічливий тон - не пишіть, коли ви гніваєтеся.Припустимо, що все, що ви скажете, не буде збережено в приватному житті, оскільки часто це не буде.
