Є випадки, коли вам і вашим співробітникам потрібно кілька доларів готівкою для оплати незначних витрат на бізнес. Можливо, вам доведеться придбати кілька канцелярських приладдя, заплатити за торт на день народження або просто знайти невелику зміну для стоянки, наприклад. Більшість підприємств використовують для цього дрібні грошові кошти, здійснюючи моніторинг платежів у касі. Необхідно призначити менеджера з малих коштів, як правило, бухгалтера, бухгалтера або іншого керівника для нагляду за операціями та збирання квитанцій, якщо це необхідно. Кожен співробітник, який бажає здійснити покупку, повинен пройти через цього представника, а не залишати кошик або банк відкритим для кожного співробітника.
Придбайте контрольований ноутбук - невеликий ноутбук розміром з журналом може бути кращим, оскільки він може поміститися в дрібну касу. Позначте ноутбук датою початку, назвою компанії та контактною інформацією "Якщо ви втратили контакт". На першій сторінці ноутбука намалюйте три вертикальні лінії. Позначте чотири отримані стовпці Дата, Купівля, Сума та Баланс. Ви можете продовжувати це протягом всього ноутбука після запуску дрібної книги готівки або покладатися на особу, яка починає нову сторінку, щоб продовжити формат.
Вкажіть стартовий баланс на його власному рядку з записаною датою. У стовпці "Покупка" назвіть його Початковий баланс. Перша покупка буде записана на другому рядку.
Покладіть початкову суму дрібної готівки в коробку або олово разом з ноутбуком.
Щоб зробити покупку, попросіть працівника запропонувати бухгалтеру або менеджеру, що йому потрібно і чому. Бухгалтер або менеджер можуть прийняти або відхилити цю ідею. У разі прийняття, працівник отримує доступ до дрібної касової книжки та коробки або олова.
Попросіть працівника подати квитанцію після здійснення покупки. Зберігайте всі квитанції разом, скріплені скріпкою, у коробці чи книжці. Видаляйте щомісячні і файлові квитанції.
Додайте додаткові кошти до дрібного касового фонду, знімаючи з рахунку компанії. Дрібний контролер готівки, як бухгалтер або менеджер, вирішує, скільки коштів потрібно зберігати у дрібних грошах, як правило, під 100 доларів.
Поради
-
Зберігайте дрібну касову книгу і коробку або олово в безпечному місці, наприклад, у кабінеті бухгалтера або менеджера або в кабінеті. Не залишайте його в загальній зоні, наприклад, в їдальні або зоні зустрічей. Тримайте дрібні покупки дрібних грошей за витрати, такі як поштові витрати, парковочні метри або партійні товари.
Увага
Не записуйте великі покупки в касі. Їх слід враховувати в основній книзі готівки.
