Для багатьох підприємств запаси є найбільшим фізичним активом, яким володіє компанія. Ці підприємства зберігають свої запаси на складах, поки вони не потребують їх у виробництві або для доставки клієнту. Складський персонал здійснює процес отримання, коли запаси надходять від постачальників. Складський персонал також здійснює доставку завершених замовлень клієнтам. Склади покладаються на внутрішній контроль, щоб забезпечити точну реєстрацію запасів і зберегти їх у безпеці.
Послідовна нумерація
Процедури внутрішнього контролю включають використання послідовної нумерації для всіх прийомних документів, вантажних документів та документації про передачу складу. Послідовна нумерація вимагає, щоб кожен тип документа включав систему нумерації, і що кожна форма нумерується в порядку. Це дозволяє складі враховувати кожну незалежну форму, використовуючи номер форми. Якщо будь-які сторінки виявляються відсутніми, персонал складу може визначити конкретні сторінки на основі відсутніх номерів.
Відеокамери
Процедури внутрішнього контролю також передбачають використання відеокамер по всьому складу. Відеокамери контролюють всі види діяльності, що відбуваються на складі, і всі рухи щодо інвентаризації. Якщо інвентар зникає, компанія переглядає відеозапис. Будь-які несанкціоновані перекази інвентаризації з'являються на відеозапису і надають докази фактичної події.
Розподіл обов'язків
Процедури внутрішнього контролю на складі також включають розмежування складських обов'язків. Кожна діяльність, що відбувається на складі, вимагає від декількох співробітників виконати окремі дії. Наприклад, коли склад отримує інвентар, один співробітник документує отримані кількості і товари, а інший вводить цю інформацію в комп'ютерну систему. Третій працівник може порівняти ці номери з пакувальним листком від постачальника.
Ревізія фізичної інвентаризації
Аудит фізичної інвентаризації являє собою процедуру внутрішнього контролю, що виконується принаймні один раз на рік. Складські працівники фізично перераховують кожну інвентарну позицію, створюючи запис фактичної кількості кожного. Фізичний аудит інвентаризації передбачає залучення персоналу, що не є складом, для перерахунку запасів. Співробітники порівнюють другий інвентарний рахунок з першим і виявляють будь-які розбіжності. Інша група працівників перераховує інвентаризацію з розбіжностями для визначення остаточного підрахунку. Після визначення кінцевих величин запасів величини системи коригуються так, щоб вони дорівнювали підрахунку від аудиту.
