Лист бізнес-запиту може бути ефективним способом запитати платіж, шукати котирування або оцінки чи вимагати інформацію. Професійно написані листи є специфічними, деталізованими і точковими. Вони також надають всю інформацію, яку одержувач повинен своєчасно та точно виконати.
Використовуйте професійне форматування та мову
Лист бізнес-запиту повинен бути написаний на фірмовому бланку та надходити від особи або відділу, який робить запит. Наприклад, лист потенційному кандидату на роботу, який вимагає додаткової інформації, повинен надходити від менеджера з персоналу або менеджера по найму, тоді як лист із запитом про зразки продукції повинен надходити від керівника відділу закупівель. Слідкуйте за традиційним форматуванням ділових листів і використовуйте формальну мову, щоб передати професійний образ. Наприклад, «Шановні пані Сміт».
Дістань до пункту
Напишіть відкриття, яке говорить читачеві, що вам потрібно відразу. Наприклад, "Ваш обліковий запис прострочений на 90 днів і вимагає негайних дій", або, "Ваше резюме вражає, і я хотів би бачити рекомендаційні листи, а також ваші транскрипти коледжу." зайвої інформації, щоб дістатися до вашої точки зору.
Бути специфічним
Надайте всю інформацію, яку отримувач має відповідати вашому запиту, наприклад посилання на замовлення на купівлю або номери рахунків або копії контрактів або правил. Довідки або вкладення в тілі вашого листа. Наприклад, "як ви бачите в прикріпленій копії нашої оригінальної угоди, доставка товару заплановано на перший понеділок кожного місяця. Це запит на зміну цієї дати на третій понеділок кожного місяця."
Зробіть свій запит
Детально уточнюйте те, що ви хочете зробити далі, щоб не було місця для непорозумінь від одержувача. Наприклад, "Ваш рахунок-фактура має бути повністю сплачений до 15 червня 2015 року, або ми будемо змушені припинити надання послуг.", етикетку для розсилки або повну поштову адресу.
Листи запиту електронною поштою
Хоча той самий базовий підхід застосовується як до електронної пошти, так і до звичайних поштових листів, є кілька відмінностей. Використовуйте логотип вашої компанії та електронний підпис та підтримуйте всі інші формальності, пов'язані з написанням ділових листів. Крім того, запитайте повернення, щоб підтвердити, що одержувач отримав вашу кореспонденцію.
Зберігайте записи
Надрукуйте копію листів запиту для власного посилання. Це особливо важливо, якщо ви пишете колекційні листи. У випадку, якщо борг має бути переданий до агентства збору або адвоката, у вас буде паперовий слід, що вказує, що ви зробили, щоб зібрати борг на сьогоднішній день.
