Листи є важливим засобом спілкування як особистих, так і ділових настроїв. Проте особисті листи значно відрізняються від їхніх ділових партнерів. Щоб показати правильний діловий етикет під час транзакцій компанії, ви повинні визнати ці відмінності і намагатися не змішувати стилі листів. Це допоможе вам виглядати професійно для співробітників, клієнтів, акціонерів та інвесторів.
Формат
Ділові листи та особисті листи відформатовані значно інакше. З деякими незначними варіаціями, бізнес-листи зазвичай мають 1-дюймові поля. Вони також мають один інтервал, з подвійним інтервалом тільки між параграфами та вступними лініями даних (наприклад, дата, тема). Лист вирівнюється ліворуч, без абзацу абзацу. Бізнес-листи також завжди набираються. На відміну від цього, особисті листи можуть мати практично будь-який формат. Письменник вирішує, як він хоче, щоб з'явилося особисте листа. Особисте лист традиційно написано від руки, але з розвитком технології багато людей набирають особисті листи на своїх комп'ютерах, тому що це швидше набирати, ніж писати вручну.
Вміст
У діловому листі контент завжди є об'єктивно-орієнтованим, тобто мета листа є прозорою. З особистим листом, вміст може охоплювати багато різних тем, і більше уваги приділяється подіям минулих подій і емоціям, ніж вирішенню проблем. Особисті листи можуть бути набагато більш звивистими. Особисті листи можуть стосуватися певних питань бізнесу або фінансів, але ділові листи ніколи не обговорюють особисті проблеми, якщо тільки ці питання безпосередньо не вплинуть на бізнес.
Мова та пунктуація
Ділові листи використовують більш формальну мову, ніж особисті листи. Письменники приділяють особливу увагу вибору слова, оскільки вибір слова може мати величезну різницю в юридичних питаннях. Привітання і закриття є ввічливими і стосуються належних назв (наприклад, голови Едвардса, міс Німан). Колонки використовуються більше у ділових листах, ніж особисті листи, особливо після вітання та вступних рядків даних (наприклад, RE:, DATE:). Персональні листи можуть використовувати будь-яку мову, включаючи сленгові та некомерційні абревіатури, такі як ttyl (розмовляти з вами пізніше) або btw (до речі). Перевага в тому, що особистість письменника дійсно зустрічається. Ділові листи часто втрачають справжній «голос» письменника. Персональні листи використовують стандартні правила пунктуації, але оскільки вони настільки неформальні, автори часто ігнорують деякі основні стандарти пунктуації та капіталізації.
Навіщо диференціювати?
Основна причина, чому люди відокремлюють особисті листи від ділових листів, полягає в тому, що стандартний метод написання ділового листа створює ефективність у ділових операціях. Наприклад, бізнесмени знають, що вони можуть швидко з'ясувати мету ділового листа з теми. Ефективність може призвести до доходів. Інша причина диференціації полягає в тому, що використання професійного формату передає те, що все в листі є важливим. По-третє, професіонали очікують використання формату бізнес-листів. Якщо ви не дотримуєтеся бізнес-формату з вашою компанією, ви можете зіткнутися з менш підготовленими або недосвідченими.
