Діаграма робочого процесу візуально представляє рух і передачу ресурсів, документів, даних і завдань через весь процес роботи для даного продукту або послуги. Вдало побудована блок-схема буде представляти правильний робочий процес швидко і чітко.
Підвищення ефективності та уникнення вузьких місць
Багато робочих процесів можуть бути складними і складними, тому важливо візуально уявити, як завершуються завдання для поліпшення розуміння та ефективності працівників. Діаграми робочого процесу чітко визначають, хто відповідає за кожну стадію, які документи та ресурси потрібні, і кількість часу, необхідного на кожному етапі. Знання ролей співробітників та вимог до ресурсів для виробництва дозволяє легко визначати слабкі місця та зменшувати вузькі місця. Вузькі місця - це будь-які аспекти робочого процесу, які перешкоджають і уповільнюють загальний час циклу процесу.
Збільшення підзвітності та комунікації
Візуальне представлення всього процесу документообігу дозволяє співробітникам краще зрозуміти не тільки свої обов'язки, але й роль інших співробітників, що підвищує відповідальність. Створення успішної, точної діаграми робочого процесу збільшує знання на робочому місці через необхідні дослідження та компіляцію даних. Зв'язок також покращується, коли співробітники краще розуміють процес робочого процесу.
Використання фігур для відображення активності
Діаграми робочого процесу використовують конкретні форми, які відповідають різним типам діяльності. Овал показує, де починається і закінчується робочий процес. Прямокутники представляють діяльність процесу, завдання або аналіз. Діаманти означають процес прийняття рішень, що зазвичай призводить до двох можливих напрямків робочого процесу. Якщо відповідь на рішення є «так», робочий процес продовжується за наміченим маршрутом, але якщо відповідь «ні», робочий процес, можливо, доведеться прийняти інший маршрут для вирішення проблеми. Діаграма з великою кількістю алмазних форм може бути важче слідувати візуально. Кола являють собою з'єднувачі від однієї діяльності до іншої.
Впровадження діаграм робочого процесу
Хоча проектування схеми робочого процесу може бути великим і трудомістким процесом, його реалізація може бути більш складною. Менеджери не можуть просто розмістити діаграму на робочому місці і очікувати, що працівники доставлять її без будь-яких рекомендацій. Більшість діаграм повинні бути поєднані з теорією вдосконалення робочого процесу, такими як бережливе виробництво, Six Sigma або загальне управління якістю. (Див. Посилання 1)
Альтернативи діаграм робочого процесу
Деякі підприємства використовують альтернативи діаграм робочих процесів, таких як процес, бізнес-планування та керування потоками. Процес, або карта процесів, є дуже схожою концепцією з робочим процесом і діаграмами робочих процесів. Процес роботи є більш конкретним, ніж робочий процес, зосереджуючись більше на входах і виходах, ніж на передачу даних, документів і відповідальності за завдання. Бізнес-планування більше зосереджується на довгострокових цілях, а не на вдосконаленні поточного робочого процесу. Менеджери, зацікавлені у контролі потоків, спеціально намагаються поліпшити контроль запасів.
