Незалежно від того, чи є ви однією особою або повноцінною компанією, наявність офісних процедур і рекомендацій - це чудовий спосіб встановити деякі основні правила для вашого бізнесу. Це не тільки допомагає вам з повсякденними завданнями, але також може допомогти вашим новим працівникам, коли вони починають роботу, і вашим працівникам, коли вони потребують перевірки адміністративних питань.
Встановлення керівних принципів та їх доступність
Створення посібника для офісу 21-го століття є чудовим місцем для початку. Посібник з офісу повинен містити процеси та процедури для важливих аспектів Вашого бізнесу, а також згадувати будь-які помітні пункти з федеральних, державних та місцевих законів про працевлаштування. Включити інформацію про політику відпусток, недискримінаційну політику та компенсацію працівників.
Тут також можна включити місію компанії, бачення та основні цінності. Це допомагає кожному в бізнесі залишатися на доріжці і працювати у напрямку до однієї мети. Вона може містити вказівки щодо поведінки працівників, дрес-коду, куріння, робочого часу, оплати праці, акцій та пільг. Зробіть свій довідник доступним для кожного співробітника, запропонувавши його як онлайн, так і в друкованому вигляді. Дайте копію всіх працівників і попросіть їх підписати лист-підтвердження, що вони прочитали рекомендації та зрозуміли їх.
Беручи до уваги технологію в офісі 21 століття
У офісі 21-го століття важливо інтегрувати технології у свої рекомендації. Незалежно від галузі, в якій ви працюєте, технологія відіграє важливу роль в офісних процедурах. Багато речей робиться на комп'ютерах і смартфонах. Вирішіть, чи дозволяє ваша компанія використовувати офісні технології з особистих причин і які ваші заходи безпеки. Чи дозволяють працівникам використовувати свої телефони під час роботи? Встановивши такі правила, ви зможете розібратися в будь-яких розбіжностях, перш ніж вони стануться.
Створення рекомендацій для кожної ролі або відділу
Залежно від вашого бізнесу, ви можете встановити процедури для кожного відділу або кожної ролі в компанії. Наприклад, якщо у вас є відділ виробництва, їхні процедури, безсумнівно, будуть відрізнятися від вашого відділу продажів і вашого відділу маркетингу. Записуючи повсякденні процедури для кожної області вашого бізнесу, ви допоможете швидше залучити нових співробітників і зможете керувати досвідченим персоналом, коли вони забудуть, як виконувати певне завдання. Маючи посилання, ви також можете відстежувати все, що є у вашому бізнесі. Деякі офіси, які мають декілька рівнів персоналу, можуть включити організаційну схему, щоб кожен знав про те, яка їхня роль знаходиться в межах більшої картини компанії.
Відкриття лінії зв'язку
Ваші рекомендації можуть бути оновлені кожного разу, коли необхідно включити новий важливий елемент. Їх не потрібно встановлювати в камені. Переконайтеся, що ви регулярно спілкуєтеся зі своїм персоналом, коли ви що-небудь додаєте до офісних процедур або посібника до офісу. Крім того, всі ваші офісні практики повинні бути легко доступними. Переконайтеся, що ваш персонал знає, де вони можуть звернутися за допомогою, якщо вони мають запитання щодо часу відпустки, використання мобільного телефону, компенсації працівників або будь-якої іншої сучасної офісної практики.
