Письмові офісні процедури допомагають бізнесу працювати гладко і ефективніше. Основні процедури окреслюють практику фронт-офісу: процедури, хто їх виконує і що робиться. Офіси мають рекомендації з управління персоналом, грошових депозитів, вхідної та вихідної пошти, кореспонденції та відшкодування.
Обробка щоденної пошти (ресепшн)
Вхідна пошта відкрита, а вміст - дата. Чеки розміщуються у кошику "На депозит". Пошта сортується за адресою одержувача і розміщується в поштовому ящику користувача.
Він готує банківський депозит і робить копії отриманих чеків. Додатки скріплені на копії чеків. Він надає чеки та вкладає копії та вкладення до дебіторської заборгованості.
Вихідна пошта відзначається поштовим штемпелем і доставляється до поштового відділення щовечора.
Процедури телефону
Відповідь на телефон третім кільцем. Стандартне привітання - "Доброго ранку, ABC Company, Джон говорив. Як я можу вам допомогти?" Відповідь "Просто на мить" і помістіть абонента на утримання.
Перевірте офісний календар для відсутніх співробітників. Якщо відсутній, скажіть абоненту і запитайте, чи може хтось інший допомогти. Якщо особа входить до системи, оголосіть абонента і переадресуйте його. Якщо лінія зайнята, повідомте абоненту і запропонуйте голосову пошту або письмове повідомлення.
Повідомлення включають ім'я абонента, час і дату, причину виклику, а також номер зворотного дзвінка. Помістіть повідомлення в поштову скриньку одержувача.
Керуючий офіс (секретар)
Стандартні запаси інвентаризуються і замовляються щомісяця. Офісний календар перевіряється на наявність запланованих розсилок та необхідних матеріалів. Вона готує форму замовлення на постачання в офіс, а офіс-менеджер видає дозвіл на його розміщення.
Для нестандартних поставок заповніть форму запиту на поставку та подайте її до секретаря.
Ведення календаря Office (секретаря)
Вона несе відповідальність за офісний календар. При плануванні зустрічі перевірте наявність конфліктів у календарі та надішліть запит секретареві.
Щомісячні розсилки для клієнтів, маркетинг і розкручування вводяться в офісний календар. Співробітники, відповідальні за це, можуть надіслати дату секретареві.
Секретар відповідає за дату проїзду, відсутності співробітників та відпустки.
Відшкодування відпусток, заявки на чеки та кредитні картки
Відшкодування на подорожі обробляються щотижня. Використовуйте затверджену форму подорожі. Введіть дату витрат, тип витрат і причину витрат. Додайте читані квитанції про витрати. Ніякі суми не відшкодовуються без отримання.
Використовуйте затверджену форму запиту на перевірку для нерегулярних перевірок. Заповніть інформацію про отримувача, необхідну дату, суму перевірки та розділ причини. Отримати схвалення від менеджера або бухгалтера.
Кредитні картки обробляються щомісяця. Для кожної покупки необхідна квитанція. Введіть своє ім'я, причину витрат та іншу ідентифікаційну інформацію на квитанції. Будь-які витрати без надходжень та особистих витрат вираховуються з оплати праці працівника.
Клієнтські платежі та рахунки-фактури
Виконані замовлення клієнта доставляються два рази на день до А / Р службовим секретарем і виставляються на рахунку до кінця робочого дня.
Щоденні депозити, отримані A / R, застосовуються до кінця робочого дня.
