Звіти є найпоширенішим методом розповсюдження інформації в діловому світі. Фактичні звіти аналізують і описують ситуацію і включають велику кількість точних даних. Успішні автори доповідей знають, що написання звіту - це лише кінець процесу. Вони планують свою доповідь, вони розглядають її мету і хто збирається її читати, і вони вирішують, що саме в ній і як її ефективно організувати. Ефективно написаний і добре представлений фактичний звіт є результатом ретельно спланованого процесу.
Визначте цілі читача та встановіть цілі
Розглянемо знання читача
Розглянемо те, що читач вже знає. Загальні проблеми у фактичних звітах переоцінюють і недооцінюють знання читача. Легко придушити людей жаргоном або надати їм спрощену інформацію. Спробуйте з'ясувати, наскільки ваш читач вже знає і спілкується на належному рівні знань.
Зрозумійте інтереси читачів
Подумайте про позицію читача. Читач може мати особливі інтереси, симпатії або антипатії. Зрозумійте, чого дійсно хоче ваш читач. Здійснюйте звіт, який сподобається їхньому ставленню, або він може не читати. Візьміть до уваги, чи буде людина, яка читає доповідь, робити це на основі заздалегідь продуманих уявлень про зміст.
Вирішіть, які знання потрібні читачеві
Вирішіть, які фактичні знання потрібні читачеві. Розгляньте, в якій мірі вам потрібно надати довідкову інформацію або визначити технічні терміни.
Розглянемо бажані факти
Подивіться, які факти читач хоче навчитися. Подумайте про те, як фактичні дані, які ви представляєте, доставлять це. Іноді процес може показувати, що звіт не є необхідним взагалі або що мета може бути найкраще задоволена іншим способом.
Матеріали, структура та стиль
Обережно виберіть матеріал
Обережно вибирайте матеріал. Будьте простими і обґрунтуйте свої висновки. Спростіть якомога більше. Відкиньте сторонній матеріал і зосередьтеся на необхідності. Обґрунтуйте свої висновки фактами та вкажіть, де ви їх знайшли. Створюйте факти в логічному і послідовному випадку, щоб ваш читач міг прийти до тих же висновків.
Планувати структуру звіту
Плануйте структуру звіту. Факти повинні бути набором напрямків, які ведуть читача до вашого висновку. Почніть з поділу звіту на основні розділи. Кожен суб'єкт можна поділити таким чином. Ці підрозділи можуть стати заголовками у вашому звіті.
Зробіть список під кожним заголовком всіх пунктів, які ви хочете підняти, і занотуйте інформацію, яка вам потрібна для підтримки. Розташуйте точки в логічній послідовності, що відповідає вашим цілям.
Застосування відповідного стилю
Застосування відповідного стилю. Хоча доповіді дотримуються строгих умов, є місце для особистого стилю. Ефективні звіти використовують процес розробки та редагування. Виберіть термінологію, знайому вашому читачеві. Технічні терміни корисні для інших фахівців, але для інших це буде незручно.
Використовуйте відповідні методи презентації
Використовуйте відповідні методи презентації. Звіти містять таблиці, графіки, гістограми або інші діаграми для представлення даних.
Дотримуйтесь угод про написання звітів
Підготуйте титульну сторінку
Підготуйте титульну сторінку. Зазвичай він містить назву, субтитри, дату, ім'я автора та посаду в компанії. Також буде вказано, хто отримує фактичний звіт. Він також може містити номер посилання або іншу форму класифікації.
Напишіть резюме
Напишіть резюме. Це особливо необхідно, якщо звіт тривалий. Це дає зайнятим людям суть доповіді, не маючи потреби читати все це. Привабливий підсумок може спонукати людей прочитати весь звіт.
Включити сторінку вмісту
Включіть сторінку вмісту. Це окрема сторінка з переліком основних розділів або розділів, підрозділів та додатків. Він також дає номери сторінок і повинен вказувати на зв'язок між розділами.
Напишіть вступ
Використовуйте вступ, щоб пояснити мету фактичного звіту. Це дає довідкову інформацію і пояснює, чому це необхідно. У вступі йдеться про мету звіту, про людей, про які він написаний, і про сферу його застосування.
Організувати орган звіту
Організуйте тіло звіту. Він містить ваші детальні факти та висновки, показує, як вони були отримані, і вказує на висновки, які ви зробили. Доставляйте свої висновки. Узагальнюйте основні фактичні моменти вашого звіту і пропонуйте розглянутий вердикт щодо них.
Поради
-
Спробуйте отримати копії інших звітів, написаних для цільової аудиторії. Це дасть вам чітке уявлення про те, що від вас очікують.
