Оскільки стільки політичних заяв, скільки існує організацій, щоб зробити їх, ці заяви роз'яснюють наміри, описують засоби, якими компанія керує політикою і визначає її деталі. Положення політики слугують для захисту організації від непорозумінь, які можуть призвести до несанкціонованої поведінки або судових позовів. Кожна заява політики повинна включати її призначення, термінологічні визначення, саму заяву та кроки для її реалізації.
Мета політики
У першій частині політичної заяви зазначається її мета. Одна організація може мати багато політичних заяв. Наприклад, в людських ресурсах одне положення політики може охоплювати ставлення компанії до відповідного одягу, тому що компанія хоче проектувати певний образ своїм клієнтам. Інша заява щодо кадрової політики може деталізувати політику подорожей співробітників компанії. Вона може містити те, за що платить компанія, а що ні. У тій же компанії у політичному звіті відділу маркетингу може бути описана політика компанії щодо упорядкування графічного мистецтва та фотографії.
Визначено термінологію
Друга частина політичного заяви містить визначення ключових слів або інтерпретацій термінології в політиці. Після цього політика може включати в себе список людей, до яких застосовується політика, особа в компанії, яка несе відповідальність за контроль дотримання політики і як і кому звернення можуть бути направлені у разі розбіжностей. За допомогою внутрішньої політики компанії часто можна знайти процедури або кроки для адміністрування політики після третьої частини політики.
Положення про політику
Третя частина політичної заяви описує всю політику, як компанія застосовує її, хто або що звільняється від положень заяви про політику, спосіб, у якому непорозуміння і порушення повинні бути виправлені, і як довго ця політика залишається ефекту. Наприклад, використовуючи політичні висловлювання в довіднику працівника, компанія може уникнути плутанини серед своїх працівників, чітко деталізуючи, що очікується від працівників у конкретних ситуаціях.
Функції політики
Висловлювання політики також функціонують як воротарі. Наприклад, якщо людина бажає намалювати свій офіс, наприклад, політика, що визначає кольори логотипу компанії як стандартні офісні кольори, дозволяє його керівнику уникнути неприємного протистояння, просто вручаючи копію політики, що визначає це. Чіткі політичні заяви можуть зменшити ризик конфлікту та усунути можливість недобросовісного вибіркового застосування правил.
Процедури політики
Крім підручників працівників компанії, окремі департаменти можуть мати свої власні політичні заяви, які відображають дотримання правил або юридичних вимог. У бухгалтеріях компаній, які продають акції, бухгалтерія повинна дотримуватися загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку, встановлених урядом при підготовці фінансової звітності для публічного розгляду. Один із способів забезпечення того, щоб бухгалтерський персонал дотримувався цих правил і законів - це набір політичних заяв, які відображають спосіб, у який відділ дотримується цих правил.
