Ви можете доставити погані новини співробітникам, клієнтам або керівництву за допомогою різних методів. Багато людей віддають перевагу негативним та прямим негативним повідомленням. Інші віддають перевагу більш тонкому підходу, поширюючи повідомлення в найменш образливій мові. У будь-якому випадку, ви повинні доставити новини, які, швидше за все, небажані і небажані в ясній, лаконічній формі.
Підтримуйте відносини
Тільки через те, що у вас є небажана інформація для передачі, це не означає, що ви повинні завдати шкоди відносинам з приймаючою стороною. Якщо ви звільняєте працівників, відмовляєтеся від пожертвування або відмовляєтесь від відшкодування, майте на увазі, що ситуація може змінитися в майбутньому, і ваше рішення може бути скасовано. Додайте доповнення до нагадування, наприклад, повідомляйте співробітникам, наскільки ви оцінили свої внески. Поясніть фандрайзерам, що наразі ваш бюджет не передбачає певних витрат. Додаток пом'якшить удар і відкриє лінії зв'язку для можливих майбутніх відносин.
Кадр повідомлення з позитивною мовою
Вибрані вами слова в записці допоможуть зберегти позитивну відповідь, навіть якщо ви надаєте негативне повідомлення. Наприклад, ви можете попросити більше інформації для обробки грошового запиту, а не писати, що надана інформація не є прийнятною. Розкажіть співробітникам, що вони можуть робити, а не те, що вони не можуть зробити. Наприклад, напишіть «будь ласка, одягайтеся в бізнес-повсякденний одяг по п'ятницях» замість «не носіть джинси на випадкових п'ятницях». Відправте записку своєму клієнту, кажучи: «Ви можете забрати свій товар в понеділок», а не «ваше замовлення». не буде готовий до наступного понеділка."
Запобігання юридичним наслідкам
Пам'ятки компанії часто пробираються за межі стіни вашого бізнесу та в руки засобів масової інформації або інших партій. Уникайте використання будь-якої мови, яка натякає на незаконну або дискримінаційну практику. Наприклад, замість того, щоб писати “наш бухгалтер залишає компанію, тому що він зробив великі помилки в звітах на кінець року”, пишуть “після багатьох років визнаного сервісу, наш бухгалтер переходить до інших можливостей”. розповсюдження, що може зашкодити репутації вашої компанії. Неясним негативним повідомленням є «через неправомірну поведінку, деякі фінансові співробітники йдуть». Краще записка: «Ми раді повідомити, що нові фінансові співробітники мають замінити членів бухгалтерії, що відходять.»
Буфер поганих новин
Негативні нотатки часто призводять до болючих почуттів і гнівних відповідей. Ви можете полегшити або, принаймні, зменшити кількість випадання з поганих новин, коли ви буферизуєте їх добрими новинами. Наприклад, розпочніть негативну записку з "Ви оціните кількість додаткових пільг, включених до страхового полісу", коли потрібно підвищувати страхові ставки. Зберігайте буфер, пов'язаний з повідомленням, однак, щоб зберегти ясність. Іншими словами, не говоріть, що "нова стоянка відкривається наступного тижня", коли ви надсилаєте повідомлення про скорочення пільг.
