Управління документами є обов'язковою функцією компаній, неприбуткових організацій, державних установ, соціальних агентств, медичних, комерційних, фінансових, шкіл, коледжів і університетів, а також усіх інших типів суб'єктів, які генерують необхідну інформацію протягом певного часу. Індивідуальні домогосподарства також повинні практикувати хороше управління даними. Крім того, управління документами є систематичним, організованим, плановим і контрольованим процесом управління або відстеження життєвого циклу записів. Запис може бути матеріальним паперовим об'єктом або може бути в цифровому або електронному вигляді. Записи можна зберігати на фінансових, медичних, інформаційних, офіційних документах, офісних документах, нарахуваннях на заробітну плату, урядові форми та електронні листи серед сотень інших типів записів. Управління записами розглядає три фази життєвого циклу записів: створення або отримання запису; підтримка, безпечне зберігання, пошук або загальне використання запису; розпорядження записом.
Створення записів
Створення або отримання записів - це те, що створює попит на управління документами. Будь то заявка на працевлаштування, рахунок-фактуру або звіт про управління запасами, після створення запису повинні бути використані всі інші операції або функції управління для цього запису. Однією з функцій процесу управління записами є визначення потоку запису після його створення або отримання. Хто має переглядати запис? Де проходить запис після того, як кожен переглянув або діяв за записом (наприклад, записуючи платіж за рахунком)? Хто відповідає за безпечне зберігання запису? Всі ці питання потребують добре обговорюваних відповідей.
Ведення записів
Ведення запису передбачає розробку операцій з зберігання запису. Ряд міркувань має бути реалізований при зберіганні записів, включаючи надання доступності запису тим, хто повинен посилатися на інформацію або мати доступ до особистого характеру запису. Інша сторона створення запису означає, хто не може мати доступ до запису. Коли запис знаходиться поза його зберігання, життєво важливо, щоб належне управління записами мало систему, щоб визначити, хто має запис, де вони мають запис, і коли вони мають намір повернути запис. Забезпечення належного повернення запису також є важливою частиною системи управління документами. Безпечне зберігання записів може включати зберігання цифрових копій кожного запису з приміщення в іншому офісі або в сейфі в банку. Записи слід зберігати в сухому, прохолодному місці, щоб запобігти пошкодженню паперових або електронних копій. Архівні процеси є частиною фази технічного обслуговування документів. Визначення того, коли запис стає придатним для архівування, є частиною управління документами. Вибір місця, де архівуються записи та як довго зберігаються записи, також є частиною цієї функції. Деякі записи, такі як історичні записи, можуть зберігатися протягом життя, а іноді й поза межами компанії. Для міст, штатів і селищ історичні записи можуть зберігатися на невизначений час.
Утилізація записів
Усунення записів у належний термін є критичним. Утилізація більшості записів повинна бути завершена подрібненням. Міркування щодо утилізації включають визначення того, як довго слід зберігати запис. Терміни ведення обліку залежать від характеру запису. Деякі обсяги зберігання даних продиктовані урядовими нормативними актами, такими як податкові документи, деякі - банки для управління кредитами, а деякі - юридичними рекомендаціями, такими як реєстраційні документи. Вона також включає визначення того, як розпоряджатися документами, наприклад, шляхом подрібнення в компанії або найму сторонньої компанії для розкриття та розробки системи відстеження утилізації, що також може бути корисним. Перерахування записів за категоріями, де реалізуються, як вони були утилізовані та де можуть бути корисними для довгострокового управління документами. Крім того, реалізація механізму підписання для розпорядження документами може допомогти забезпечити, щоб кожен, хто має знати, знав, перш ніж будь-які записи будуть знищені.
Інші міркування щодо управління документами
Декілька інших варіантів, які можуть бути застосовані до системи управління документацією, включають документування та передачу політик та процедур, пов'язаних з управлінням усіма документами, розробку та впровадження механізмів та процедур контролю на кожному етапі управління документами та підтримання системи управління документами простим та легким у спілкуванні та простоті керувати.
Ресурси для управління навчальними документами
Є сотні доступних ресурсів для вивчення ефективного управління документами. Технічні школи, коледжі та університети, онлайн-навчання та довідкові літератури рясніють у місцевому книжковому магазині або книжковому коледжі, який може допомогти у розробці ефективної системи, яка відповідає законам. Також завжди перевіряйте місцеві, державні та федеральні правила щодо конкретних правил ведення документообігу.
