Для багатьох підприємств надсилання та отримання факсів є щоденним явищем. Надсилання факсів настільки поширене, що легко перейти до випадкового спілкування. Після кількох простих кроків допоможемо зберегти професіоналізм факсів. Практикуючи правильний факс-етикет, ваш бізнес підтримуватиме професійну репутацію, яку ви так сильно працювали.
Надсилання факсів
Завжди пам'ятайте, що факсимільні документи є бізнес-процесом. Як таке, майте на увазі ці основні правила:
-
Завжди включайте титульну сторінку, вільну від будь-якої непотрібної інформації або ілюстрації. Вкажіть на титульному аркуші своє ім'я та контактну інформацію, кількість сторінок (у тому числі титульний аркуш факсу), призначеного одержувача та будь-яку іншу відповідну інформацію. Пам'ятайте, що одержувач факсу може не бути єдиним, хто бачить документ, тому переконайтеся, що ви залишили факсимільний лист професійним.
-
Після передачі факсу виконайте наступний дзвінок одержувачу. Це не вимагає поглибленого обговорення того, що містить факс. Ви просто підтверджуєте, що факс отримано. Це доречно в цій розмові, щоб людина знає, що вони можуть подзвонити вам з будь-якими наступними питаннями до факсимільних матеріалів у їх зручності.
-
Використовуйте розсудливість, коли надсилаєте факсимільні та конфіденційні відомості. Якщо ви надсилаєте інформацію особистого характеру, зателефонуйте заздалегідь, щоб надати особі, що ви заздалегідь надсилаєте факс. Один із способів уникнути такого виду проблеми полягає в тому, щоб скористатися послугою онлайн-факсів. Ці послуги надсилаються факсом безпосередньо на персональний комп'ютер.
-
Будьте обережні з надсиланням небажаних матеріалів. Кожен, хто працює в офісі, знає, як дратують ці оголошення для дешевого медичного страхування і можуть бути знижки на гаваї. Якщо ви надсилаєте небажані факси до своїх клієнтів, робіть це лише в тих випадках, коли це виправдано. Якщо ви отримали запит від одержувача прохання не отримувати такі факси, дотримуйтесь їхніх побажань і видаліть їх зі списку.
Отримання факсів
Як і для надсилання факсів, існують також правила етикету щодо отримання факсів:
-
Поважайте конфіденційність отриманих конфіденційних факсів. Не передайте особисту інформацію своїм колегам, призначеним виключно для перегляду.
-
Не залишайте чутливі факси, що лежать навколо, де інші потенційно можуть їх бачити. Лікуйте факси, як і будь-які інші конфіденційні документи.
-
Якщо ви отримали помилковий факс, повідомте відправника про це, надіславши йому виклик. Зазвичай, запит на те, щоб ви знищили всі факси, отримані помилково.
