Ви б не перший бізнес-професіонал, який би задумався над тим, як найкраще справлятися з конфіденційною передачею факсів. Позначте його "конфіденційно", і ви можете мимоволі запросити цікавість і вторгнення в конфіденційність когось. Пропустити його, і наслідки можуть бути ще гіршими. Зверніться до обох питань, помітивши належним чином факс як "конфіденційний" на титульному аркуші факсу. Потім вставте кілька зубів у попередження про відхилення очей, написавши повідомлення про нижній колонтитул у нижній частині аркуша.
Створіть новий документ у програмі обробки текстів з 1-дюймовими полями. Вставте свій логотип компанії, якщо це можливо, у верхній частині сторінки.
Центруйте слово "Конфіденційно" жирними літерами у верхній частині сторінки. Введіть великі літери для виділення. Внизу, по центру, помістіть слова «Факс», «Лист листа факсу» або «Передача факсу» для швидкого розпізнавання.
Напис "Дата:" "Час:" і "Кількість сторінок, включаючи титульний аркуш:" на лівій стороні листа. Простір двічі і напишіть "Адресат": "Номер факсу" і "Номер телефону" на окремих лініях. Ще раз двічі клацніть пробіл і напишіть: «Відправник:» «Номер факсу» і «Номер телефону» на окремих лініях. Включення факсів і телефонних номерів - це розумний спосіб покрити ваші бази, особливо якщо факс втрачається, недоступний або ніколи не надходить. Якщо номер неправильний або два номери перенесені, ви можете виправити помилку в майбутніх передачах факсів.
Налаштуйте листове покриття факсу розділом, який відповідає вашим бізнес-потребам. Наприклад, якщо ви регулярно відправляєте факси до однієї особи або відділу, ви можете створити вікно з заголовком "Інформація про маршрутизацію" або "Наступні кроки". -запишіть нотатку або інструкції, наприклад, "Будь ласка, негайно надішліть мені повідомлення, щоб підтвердити отримання цього факсу."
Напишіть повідомлення нижнього колонтитула внизу листа. Подібно до конфіденційного попередження, яке ви бачите на деяких повідомленнях електронної пошти, це повідомлення має передати, що факс: є конфіденційним; призначений тільки для адресата; і містить інформацію, "заборонена" розкриття, копіювання, використання або розповсюдження. Вона також повинна вимагати, щоб відправник був повідомлений про помилкове отримання - ще одна вагома причина, щоб надати номер телефону у верхній частині листа для факсу.
