Звернення до ділового листа одній людині є відносно простим. Ви пишете ім’я та адресу цієї особи, використовуючи формат поштового відділення США, та виконайте наступні дії: "Шановні панове / пані та панове!" Коли потрібно звернутися до декількох одержувачів у одному діловому листі, все стає складнішим. Залежно від розташування одержувачів, ви будете або окремо звертатися до кожного одержувача, або ви будете використовувати позначення "копію" - "cc" - у нижній частині листа.
Кілька людей, одна і та ж адреса
При зверненні до декількох одержувачів в одній організації не потрібно повторювати адресу кілька разів. Просто вкажіть ім'я та назву кожного одержувача, а потім адресу компанії. Він повинен виглядати приблизно так:
Пані Мері Харріс, генеральний директор
Пан Роберт Мартінес, директор відділу
Філіппа Беннетт-Прайс, фінансовий директор
Acme Limited
123 Acme Street
Лексінгтон, КИ 40505
Потім вам слід назвати привітання в тому ж порядку, що й адреса, за яким слідує двокрапка (":"), наприклад "Шановні пані Харріс, пан Мартинес і доктор Беннет-Прайс:" Написання "Шановні Мері, Роберт і Філіпа: "прекрасно, якщо ви знаходитесь на перших умовах. Ввічливо надіслати окрему букву та конверт кожній людині, тому надрукуйте та підпишіть оригінал для кожного одержувача.
Кілька людей, інша адреса
Коли один і той самий лист надходить до кількох одержувачів у різних місцях, кожна людина отримує лист з індивідуальною адресою. Вкажіть, що ви надіслали лист іншим людям, поставивши "cc:" в нижній частині літери під рядком підпису, за якими слідують імена інших одержувачів в алфавітному порядку. "CC" означає копію, що посилається на вуглецевий папір, який використовувався для виготовлення додаткових копій документів перед винаходом копіювального апарату - сьогодні ми використовуємо фразу "копія люб'язності". Обов'язково перегляньте рядок "cc:" у кожній букві, щоб кожен одержувач знав, хто є всі інші одержувачі. Включіть їхні адреси, якщо це буде корисно для одержувача.
Коли є багато адресатів
Якщо у вас є багато одержувачів, таких як члени комітету, може бути більш доцільним підготувати єдиний лист, адресований групі, і розмістити блок розповсюдження в кінці листа. Можна привітати великі групи як тіла людей, наприклад, «Дорогі відносини з інвесторами» або «Шановні члени ради». Якщо лист поширюється всередині вашої власної організації, то добре використовувати неофіційне привітання "Шановні всі".
Слово обережності
Хоча існує певний етикет для звернення листів до декількох одержувачів, не існує жорстких правил. Ваша компанія може мати свій власний стиль, який може або не відповідає традиційним стандартам. Послідовність дає гарне враження про ваш бренд, тому перевіряйте, що всі ваші співробітники дотримуються того ж стилю в кожному діловому спілкуванні.
