Електронна пошта є важливою частиною багатьох робочих місць і підприємств. Бізнес-повідомлення електронної пошти створюють враження майже так само важливо, як і спілкування "віч-на-віч", і можуть тривати довше. Електронна пошта електронної пошти повинна завжди відображати професіоналізм і мати бізнес-мету. Легко потрапити в погані звички електронної пошти, тому постійна обізнаність і пильність щодо терміновості електронної пошти є необхідними і життєво важливими для професійного бізнес-іміджу.
Тематичне поле
Поле теми є таким же важливим, як і тіло листа. Це професійний заголовок до вашого повідомлення електронної пошти і потребує слів, які відображають це. Використовуйте правильну граматику в полі теми без правопису, а також використовуйте відповідні літери верхнього та нижнього регістрів. Передайте мету своєї електронної пошти короткою, стислою фразою. “Про проект Winfield”, “Повертаючись до вас про ваш обліковий запис”, “Питання програмного забезпечення часу та відвідуваності” є прикладами бізнес-тематичних рядків для повідомлень електронної пошти. Ніколи не використовуйте сленг, нецензурну мову або навіть випадкові фрази типу «Привіт», «Як це відбувається?» Або «Питання».
Привітання та відписки
Використовуйте професійні привітання та підписки, щоб зберегти ваші електронні повідомлення відповідно до професійного бізнес-образу, який ви хочете передати електронною поштою. Навіть якщо ви надсилаєте довготривалий, знайомий діловий контакт, з яким ви часто спілкуєтесь, тримайте свої привітання та виписки професійними та ввічливими. Для нових і незнайомих контактів використовуйте «Шановний містер Сміт» і «З повагою» для привітання та відписки. Для більш знайомих контактів, «Шановні Емі» і «Я ціную!» Більш неформальні, але все ще професійні.
Форматування, вкладення та файли підписів
Форматування електронної пошти підприємства є непотрібним і може призвести до потрапляння електронної пошти до фільтрів спаму. Використовуйте вкладення обережно і лише з попереднім знанням і схваленням одержувача, особливо великими вкладеннями. Файли підписів повинні бути якомога коротшими.
Мова і тон
Мова та тон повідомлень електронної пошти повинні бути такими ж професійними, як інші письмові повідомлення. Використовуйте ввічливість, гарну граматику, орфографію, словниковий запас і пунктуацію. Використовуйте звичайну мову бізнесу, не використовуйте сленг, ненормативну лексику або випадкові фрази. Важливо користуватися продуманим, дружнім тоном в електронній пошті. Не пишіть електронну пошту, коли ви гніваєтеся, засмучуєтеся чи розчаровуєтеся. Це трапляється в тон, навіть якщо ненавмисне. Візьміть так багато уваги з формулюванням електронної пошти, як з телефонними і особистими бесідами з діловими партнерами.
Надіслати електронний лист
Не пишіть три абзаци, коли достатньо пари пропозицій. Не використовуйте електронну пошту, щоб роздмухувати від гніву чи роздратування або дисциплінувати когось. Не надсилайте електронні листи поспішаючи - не поспішайте перечитати, перевірити правопис і перевірити адресу одержувача перед відправкою. Не зловживайте копією та сліпою копією на електронні листи. Не використовуйте електронну пошту на робочому місці в неробочих цілях.
