Незалежно від галузі, в якій ви перебуваєте, чи тієї роботи, яку ви виконуєте, неминуче вам доведеться взяти участь у діловій зустрічі. Деякі робочі місця, особливо ті, що знаходяться в офісі, мають кілька зустрічей на день, а інші можуть мати їх лише раз на кілька тижнів. Незважаючи на це, важливо знати, які теми обговорюються на зустрічах на вашому робочому місці, як слід проводити ефективну зустріч і які правила етикету слід дотримуватися під час зустрічі. Якщо ви відповідаєте за проведення зборів, вам може знадобитися придумати льодогенераторів для учасників або зробити записки або протоколи на зустрічі.
Що таке ділова зустріч?
По суті, ділова зустріч - це збори двох або більше людей для обговорення ідей, цілей і завдань, що стосуються робочого місця. Ділові зустрічі можна проводити особисто в офісі або в іншому місці, або навіть по телефону та за допомогою відеоконференції. Зустрічі проводяться з працівниками, менеджерами, керівниками, клієнтами, перспективами, постачальниками та партнерами, а також з усіма, хто має відношення до організації. У більшості випадків зустріч повинна відбуватися, коли проблема є те, що неможливо належним чином передати по телефону або електронною поштою, і вимагає особистої взаємодії з одним або кількома людьми.
Метою ділової зустрічі часто є прийняття важливих рішень щодо організації. Незалежно від того, чи вирішуватимеш питання у відомстві, як, наприклад, як збільшити маркетинговий бюджет, чи більшу організаційну проблему, як, наприклад, скільки людей звільнили під час переходу, зустріч допомагає чітко передати ідеї. Коли говорять особисто з важливими зацікавленими сторонами, легше ефективно передати важливу інформацію, щоб досягти відповідного рішення.
Ще однією спільною метою зустрічей є прийняття важливих повідомлень. Це можуть бути організаційні зміни, операційні плани або зміни у напрямку компанії. Часто зустрічі проводяться, коли керівники приєднуються до команди або покидають команду, або коли компанія святкує велику віху або успіх. Такі зустрічі можуть сприяти підвищенню залученості співробітників та організаційної гармонії.
Ділові зустрічі також допомагають вирішувати конфлікти і вирішувати складні проблеми. Конфлікт може бути звичайним явищем на робочому місці, коли багато людей працюють разом в команді. Хоча певний конфлікт є здоровим і може сприяти росту, він також може бути небажаним і вимагати швидкого вирішення. Проведення зустрічі може допомогти сторонам, які не погоджуються, досягти порозуміння. Більші проблеми, які пов'язані з багатьма зацікавленими сторонами, мають більше шансів бути вирішеними під час ділової зустрічі, коли всі важливі особи, що розглядаються, знаходяться в одному місці і працюють у напрямку до однієї мети.
Огляд прогресу компанії або проекту також є спільною метою ділових зустрічей. Тут організація відстежує, як команда виконує певний проект, або як компанія в цілому справляється з плановими показниками доходів. Часто проводячи зустрічі з перевіркою прогресу, організації забезпечують, щоб всі відповідні сторони знали про стан важливих результатів.
Як проводити ефективні ділові зустрічі
Хоча ділові зустрічі допомагають організаціям приймати рішення і вирішувати складні питання, вони іноді можуть бути неефективним використанням часу, якщо не працювати належним чином. Коли люди приходять на зустрічі непідготовлені, не звертайте уваги і не стежать за діями, це можна сприймати як втрату часу. Для того, щоб забезпечити ефективне використання часу, необхідно брати активну участь як організатор, так і учасники ділових зустрічей. Якщо ви організовуєте зустріч, підготуйте порядок денний засідань, у яких точно описується, що буде покрито. Якщо є предмети, на які повинні готуватися учасники, не забудьте дати їм достатньо часу для цього. Деякі зустрічі проводяться на звичайній основі, наприклад, щотижневі команди. Для цих видів зустрічей створіть шаблон для порядку денного і заповнюйте унікальні предмети щотижня.
Ретельно перегляньте список учасників та запросіть до засідання лише ключових учасників. Якщо хтось, хто має бути на засіданні, не може бути присутнім, вам може знадобитися перенести його на місце. В іншому випадку, проведення зустрічі з відсутньою зацікавленою особою, яка потрібна для прийняття рішень, може виявитися неефективним.
Час є цінним, і важливо поважати, що люди, які присутні на вашій зустрічі, витрачають час на це. Як наслідок, життєво важливим є забезпечення того, щоб зустріч почалася і закінчувалася вчасно. Під час підготовки порядку денного вирішіть, скільки часу потрібно витратити на кожен пункт і розпочати зустріч за годинником. Якщо ви відчуваєте, що зустріч відбувається поза доріжкою, керуйте нею, просячи людей дотримуватися тем, що стоять на порядку денному. Якщо виникають інші важливі питання, подайте їх для подальшого обговорення в іншій точці.
Для того, щоб не було пропущено жодних важливих предметів, винесених на вашу зустріч, беріть нотатки, які також називаються хвилинами. Під час зустрічі ви можете написати або написати їх самостійно, або призначити на зустріч когось іншого, щоб зробити нотатки для вас. Таким чином, ви зможете зосередитися на дискусії. Після зустрічі обов'язково перегляньте нотатки, додайте відсутні елементи та відправте їх важливим зацікавленим сторонам. Наявність письмового запису про те, що обговорювалося на зустрічі, може бути корисним, якщо у майбутньому виникнуть проблеми.
Після закінчення ділової зустрічі обов'язково слідкуйте за будь-якими предметами дій, які були вирішені. Можливо, вам доведеться надіслати нагадування своїм колегам або зв'язатися з ними, щоб переконатися, що вони виконали свої завдання.Якщо є якісь невирішені питання, які не були завершені до кінцевого терміну, вам може знадобитися додаткове обговорення з цією особою.
Бізнес-зустрічі-ледоруби
Деякі ділові зустрічі, особливо ті, де учасники не дуже добре знають один одного, вимагають криголамів. Задоволені питання або короткі заходи з розбудови команди можуть допомогти зменшити напруженість і поставити всіх на рівних умовах. Один з найпростіших способів розірвати лід на зустрічі - задати питання, яке відкриває унікальну або цікаву примху щодо кожної людини. Відповіді на ці питання допомагають людям взаємодіяти один з одним. Деякі приклади включають:
- Якби ви були твариною, то яким би ви були і чому?
- Де найцікавіше, де ви були?
- Якби ви могли зустрітися з будь-якою історичною особою, хто б він був і чому?
Питання криголама не стосуються теми зустрічі. Вони призначені для того, щоб люди говорили і слухали один одного. Ще один чудовий криголам на засіданні передбачає, що кожен учасник розповідає про дві істини і брехню, а решта учасників повинні вгадати, який предмет є брехнею. Це відмінний спосіб познайомитися з людьми на зустрічі. Криголам також можуть прийти у вигляді групових заходів. Наприклад, попросіть людей на засіданні знайти когось на зборах, у якого є щось спільне з ними, як домашня тварина або марка автомобіля. Це змушує людей залишати свої місця і розмовляти з іншими, з якими вони взагалі не можуть спілкуватися.
Деякі заходи, пов'язані з криголамами, включають певну підготовку до учасника зустрічі. Одна діяльність включає написання імені знаменитостей на невеликих аркушах паперу і наклеювання імені на спині кожного учасника. У цій грі кожен учасник повинен запитати так чи ні питання про людину, чиє ім'я на спині, намагаючись здогадатися, хто це таке.
Етикет ділових зустрічей
Хоча культура вашої організації буде інформувати, як ви повинні поводитися на ділових зустрічах, є деякі аспекти етикету зустрічі, які є універсальними. Один з кращих способів для участі в зустрічі повинен бути підготовлений. Це означає знання того, що стоїть на порядку денному, а також підготовка або дослідження для того, щоб відповідати вимогам. Наприклад, якщо пункт порядку денного передбачає обговорення маркетингового плану, над яким ви працюєте, важливо перейти на зустріч з довідковими записками, які готуються до детального обговорення. Так само важливо приїхати вчасно.
Орієнтація на зустріч замість смартфона або ноутбука - це ще один спосіб продемонструвати свій професіоналізм, тому вимкніть телефон і закрийте ноутбук під час зустрічі. Якщо вам потрібно отримати доступ до будь-яких файлів на вашому ноутбуці для зустрічі, не забудьте вимкнути електронну пошту, щоб не відволікатися на вхідні повідомлення. Пам'ятайте, що зустріч вимагає вашої уваги, і розділення його між телефоном або ноутбуком не призведе до ефективного обговорення.
Бути хорошим слухачем і активним учасником є центральними аспектами відвідування ділової зустрічі. Обов'язково слідуйте тому, що говорять люди, задайте питання, коли ви не впевнені в чомусь, і дайте відповіді або зрозумійте питання, за які ви відповідаєте. Ваша мова тіла також є частиною активного учасника; це означає, що сидіти вгору замість того, щоб схилятися у своєму кріслі, і робити контакт з людьми, з якими ви розмовляєте.
Залежно від типу зустрічі, яку ви відвідуєте, ви можете надіслати подяку організатору зборів або особам, з якими ви зустрілися. Це може бути доречним, якщо ви зустрінетеся з важливим клієнтом або перспективою. Ви можете подякувати їм за їхній час і повторити деякі важливі речі, які ви обговорили на зустрічі, щоб показати свій ентузіазм.
Шаблон за хвилини ділової зустрічі
Коли вам доручено записати протокол зустрічі, це може здатися напруженою роботою. Кілька порад допоможуть вам відзначити всі важливі моменти зустрічі, не пропустіть нічого. Важливо розуміти мету протоколу. Примітки, зроблені під час зустрічі, повинні бути письмовими даними про те, що відбувалося там. Ці нотатки можуть бути корисними для учасників, щоб вони запам'ятали те, що було сказано, або вони можуть забезпечити розбивку зустрічі для тих, хто не міг бути присутнім. Внаслідок цього важливо зняти всі ключові питання, що обговорювалися під час зустрічі, включаючи прийняті рішення, завдання або наступні заплановані кроки та досягнуті резолюції.
Перед тим, як відвідати зустріч, напишіть простий шаблон, який ви можете заповнити під час нотаток. Отримати копію порядку денного засідання і використовувати його в якості керівництва. У верхній частині порядку денного додайте простір для позначення імен усіх учасників зборів. Якщо відсутні ключові зацікавлені сторони, ви також хочете відзначити, що і у випадку, якщо ви згодом звернетеся до них. Залежно від типу зустрічі та тем, які будуть обговорюватися, існує ряд елементів, які можна додати до шаблону хвилин:
- Дата і час зустрічі.
- Дата і час наступної зустрічі, якщо вона запланована.
- Імена учасників та імена будь-яких ключових зацікавлених осіб.
- Рішення, які були прийняті, або варіанти, які обговорювалися для кожного пункту порядку денного.
- Наступні кроки для кожного пункту порядку денного.
- Елементи порядку денного, які не були обговорені на засіданні, але будуть перенесені на наступну зустріч.
- Будь-який новий бізнес, який не був зазначений у первинному порядку денному.
- Завдання або елементи дій та осіб, до яких вони були призначені, включаючи терміни виконання, якщо вони вказані.
Розробляючи шаблон для протоколу зустрічей, ви будете мати кращі можливості для реєстрації важливих виставок і подальшої роботи з будь-якими необхідними справами після зустрічі.
