Відомча пропозиція, як правило, використовується для отримання ресурсів для нової або розширеної програми, нової послуги або іншого способу здійснення поточної діяльності, що вимагатиме схвалення для витрачання бюджетних асигнувань відділу. Вона повинна бути достатньо короткою, щоб поважати час, що приймає рішення, але достатньо всеохоплюючим, щоб отримати схвалення. Пропозиція може бути відповіддю на Запит на пропозицію (RFP), або вона може бути небажаною.
Підготовка пропозиції
Зробіть своє дослідження. Уважно прочитайте ЗП або посібник з відомчих пропозицій. Знати, чого вони просять (формат, довжина, кількість розділів). Дотримуйтесь інструкцій точно; не імпровізуйте.
Дізнайтеся, хто ви представляєте пропозицію: генеральному директору, правлінню або керівнику відомства. Вам потрібно буде подати пропозицію до їхньої точки зору. Генеральному директорові буде потрібно більш стратегічне бачення, тоді як менеджеру потрібно більше процедурних деталей. Правління буде складатися з обох, тому обидві цілі повинні бути добре задокументовані.
Прочитайте стратегічний план відомства або його еквівалент. Вам необхідно показати, як ваша пропозиція виконує стратегічну ціль або ключовий результат. Прочитайте будь-які інші відповідні відомчі документи, особливо ті, які посилаються на область, в якій ви працюєте.
Розробка пропозицій
Почніть з історії проблеми, яку ви вирішите, або послуги, які ви будете робити. Опишіть необхідність або надайте аналіз потреб. Покажіть своє розуміння відомчої структури та відповідності цієї пропозиції.
Визначте переваги вашої пропозиції - кількісно, якщо це можливо. Виділіть сильні сторони та можливості кількісно і покажіть рішення для слабких сторін і загроз. Опишіть варіанти та можливі альтернативи з точки зору відносних витрат та вигод. Провести аналіз ризиків; включити правові міркування та визначити рішення для виявлених ризиків. Вкажіть бажаний варіант і покажіть, чому.
Визначте людські та матеріальні ресурси, які будуть потрібні для рекомендованого варіанту, з точки зору кількості та вартості. Переконайтеся, що всі ваші претензії є точними, і у вас є ресурси, щоб надати результати, які ви обіцяєте.
Чітко вкажіть часові рамки роботи. Включіть основну структуру розбивки роботи або діаграму Ганта, які є інструментами управління проектами. Якщо ви з ними не знайомі, знайдіть свого колегу. Обов'язково вкажіть імена будь-яких колег, які надають значну допомогу, або в усній, або в пропозиції.
Перш ніж подати пропозицію, відкладіть її на 24 години. Прочитайте його ретельно і виявіть будь-які слабкі місця; підтягніть граматику. Попросіть кого-небудь, якому ви довіряєте, виправити та переписати, якщо необхідно.
Створити резюме. На одній сторінці або менше вкажіть важливі частини пропозиції. Поставте це як першу сторінку. Друга сторінка має бути точним покажчиком або змістом.
Поради
-
Якщо ви бажаєте представити себе особисто, попрактикуйте свою презентацію перед дзеркалом або подаруйте колезі як сухий біг.
Ніколи не обіцяйте те, що ви не можете доставити або пред'явити претензії, які є необгрунтованими або неправдивими.
