Для багатьох людей запам'ятовування великої кількості телефонних номерів є неможливим завданням. Коли хтось дзвонить у ваш офіс, ви повинні мати правильний номер під рукою прямо зараз, і найкращий спосіб зробити це - зберегти офісний телефонний довідник. У той час як великі офіси можуть мати складні телефонні системи з електронними каталогами, більшість офісів не потребують нічого такого детального. Маючи дуже мало зусиль, ви можете створити простий офісний каталог, щоб розмістити всю потрібну інформацію під рукою.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер
-
Програмне забезпечення електронної таблиці або обліковий запис Документів Google
Створіть нову електронну таблицю та назвіть її "Office Directory". Використання електронної таблиці - це простий спосіб налаштування телефонного довідника для офісу, який не є достатньо великим, щоб мати центральну систему телефонних довідників.
Додайте у таблицю три заголовки стовпців: ім'я, офіс і телефон. Якщо потрібно, додайте до таблиці більше стовпців, і ви зможете легко відстежувати, наприклад, адреси електронної пошти та номери факсів.
Надішліть каталог (або посилання на нього, якщо ви використовуєте електронну таблицю) своїм колегам і попросіть заповнити їхню правильну інформацію та надішліть її назад. Може бути офісний адміністративний помічник з деякою інформацією, яку ви можете попросити заповнити інформацію для вас негайно.
Зіставте результати в одну таблицю з усіма змінами в ній. Тепер у вас є робочий телефонний довідник для вашого офісу.
Надрукуйте телефонний довідник або надішліть його поштою іншим офісам для загального користування. Щоб отримати простий спосіб розповсюдження телефонного каталогу з меншими витратами, див.
Поради
-
Оскільки офісні номери телефонів змінюються відносно часто, використання електронної таблиці онлайн, як Документи Google, може заощадити час і зусилля. Діліться електронною таблицею телефонного довідника з усіма у вашому офісі і дайте їм можливість вносити зміни, якщо це необхідно, і тому що каталог перебуває в режимі онлайн, вам не доведеться турбуватися про надсилання нових копій, коли каталог оновлюється.
