Написання листа до сановника може бути дуже складним питанням. Ви повинні нанести правильний тон поваги без убогості. Крім того, ви повинні знати відповідне привітання для використання і переконайтеся, що назву особи правильно вказано в листі та на конверті. Не всі сановники рівного рангу трактуються однаково. Наприклад, президент республіки звертається до «Високоповажності» як привітання, тоді як президент Сполучених Штатів звертається до «пана Президента».
Досліджуйте назву одержувача. Чи є вона сенатором штату, представником чи іншим? Ви не хочете бути невірними, тому що це змусить вас виглядати неінформованими і зменшити довіру.
Почніть лист, ввівши адресу, але не своє ім'я. Пропустіть рядок і введіть повну дату. Пропустіть додатковий рядок і вкажіть офіційну адресу особистого гіганта та його фізичну адресу. Наприклад, якщо ви пишете до королеви Англії, ви пишете: "Її Величність Королеви", за якою йде адреса її будинку. Станом на 2011 рік конституційним монархом є королева Єлизавета II. Її ім'я насправді Елізабет Олександра Мері, але це ніколи не так, як вона адресована.
Почніть вітання. Часто це відрізняється від адреси. Наприклад, якщо ви пишете до королеви Англії, ви будете використовувати або "мадам", або "Нехай це подобається Вашому Величності". Слідуйте обом з ободовою кишкою.
Введіть текст вашого листа. Будьте обережні, щоб підтримувати поважний тон у всьому. Незалежно від того, чи ви є суб'єктом чи громадянином під час правління чи терміну посадової особи, поводьтеся з ним з дотриманням відповідної посади.
Завершіть лист із заключним висловом, що відповідає назві сановника. Для королеви, суб'єкт повинен підписати: «Маю честь залишитися, мадам, найскромніший і найпокірніший суб'єкт Вашого Величності», за яким слід набрати повне ім'я та підпис вищевказаного. Однак для президента Сполучених Штатів потрібно лише написати "З повагою", а потім набрати назву та підпис. При зверненні до колишнього президента, "Щиро" вистачає.
Зверніться до конверта, використовуючи ту ж формальну адресу, що й у листі. Наприклад, для колишнього президента Сполучених Штатів ви пишете "Почесний (ім'я)", за яким йде фізична адреса. Для королеви Англії, ви б типу "Її Величність королеви", а потім фізичної адреси.
