Ніякий формат факсу не відповідає кожній ситуації. Проте, виконуючи деякі загальні вказівки, одержувач факсу зможе швидко знайти інформацію про факс. Ці вказівки також гарантують, що одержувач не матиме жодних проблем при надходженні факсу і що ви уникнете проблем при його відправці.
Тримайте факс під 10 до 12 сторінок. Багато факсимільних апаратів малого офісу одночасно не можуть обробляти занадто багато сторінок. Великі факси також пов'язують телефонні лінії, якими користуються факсимільні апарати. Розбийте свій факс на кілька партій, якщо вам потрібно надіслати більше 10 - 12 сторінок. Попросіть одержувача очікувати від вас більше одного факсу.
Налаштуйте поля сторінки або розмір шрифту, щоб допомогти досягти меншої кількості сторінок. Однак пам'ятайте, що менші розміри шрифтів можуть бути не дуже простими для читання, а невеликі поля можуть виглядати непрофесійно, як на резюме. Використовуйте принаймні 11-точковий шрифт.
Записуйте факси в форматі бізнес-листа, коли це можливо. Поля повинні бути на один дюйм на лівій і правій сторонах і на півтора дюйма на верхній і нижній частині, якщо це можливо. Одинарний пробіл букви, подвійний інтервал між абзацами. Включіть дані у верхній і адресний блоки для відправника та одержувача перед вітальним словом. Перший блок адреси відправника.
Додайте титульну сторінку до свого факсу. Титульна сторінка не повинна слідувати певному формату макета, але повинна містити контактну інформацію відправника та одержувача, скільки сторінок містить факс та рядок теми, що містить інформацію про те, про що використовується факс. Додайте кілька рядків для будь-яких особистих коментарів щодо факсу. Контактна інформація може включати імена фізичних осіб та компаній, назви відділів, адреси, адреси електронної пошти та телефонні номери. Супровідний лист повинен бути легким для читання, щоб одержувач міг швидко знайти інформацію про нього.
Уникайте надсилання факсів з графікою, якщо це можливо. Вони надто багато часу надсилають і отримують, і вони витрачають багато чорнила. Крім того, вони зазвичай не надто добре відображаються на факсах через погану якість друку.
